Eventagentur oder Eventproduzent?

22.06.2014 White Paper zu Firmenevents
Übersicht
PRG Event Know-How - Agentur oder Eventproduzent ... Was ist der Unterschied

Jeder, der nicht über die Kapazität oder das Know-how verfügt, eine Firmenveranstaltung selbst zu konzipieren und durchzuführen, wird sich irgendwann die Frage stellen, wer ihn bei seinem Projekt unterstützen soll.

Wenn es außer dem Anlass keine Vorgabe gibt, was inhaltlich eigentlich gewünscht ist, kann es sinnvoll sein, eine Eventagentur einzuschalten. In diesen Fällen wird zunächst häufig ein Pitch durchgeführt, bei dem mehrere Agenturen ihre Vorschläge und Ideen vorstellen. Kreation und Konzeption stehen dann häufig im Vordergrund der Entscheidung für oder gegen eine Agentur.

Sind jedoch Know-how und personelle Kapazitäten für die Realisation von Veranstaltungen beim Auftraggeber vorhanden, kann es auch sinnvoll sein, eine Event-Produktionsfirma zu beauftragen. Event-Produzenten beraten den Kunden bei der Ausarbeitung vom Ideen und Konzepten und übernehmen all die Aufgaben, die der Kunde nicht selbst ausführen kann oder möchte.

Event-Produktionsfirmen sind in der Regel an vielen Projekten beteiligt und verfügen über detailliertes Know-how über alle notwendigen Arbeitsschritte bei der Planung und Durchführung von Events. Häufig ist auch ein Fundus an Dekoration, Technik, Möbeln etc. vorhanden. Dadurch können nicht selten deutliche Einsparungen erzielt werden.

Heißt das, dass man von einer Event-Produktionsfirma keine kreativen Leistungen erwarten darf?

Nein, natürlich nicht. Auch der Event-Produzent leistet kreative Unterstützung in vielerlei Hinsicht. Es ist üblich, dass die gesamte Gestaltung, Dekobau, Lichtdesign etc. vom Produzenten erledigt wird. Die Entwicklung der Idee und Konzeption für die Veranstaltung gehört jedoch nicht zum Portfolio eines Produzenten. Sollten diese Leistungen gefragt sein, wird auch der Produzent eine Agentur hinzuziehen. In der Regel arbeiten die Produzenten bei fast jedem Event mit Agenturen zusammen. Die Frage ist nur, wer welche Aufgaben übernimmt und wer wen beauftragt:

1. Der Kunde beauftragt die Agentur und die Agentur die Dienstleister

oder

2. der Kunde beauftragt Agentur und Dienstleister direkt

oder

3. der Kunde beauftragt einen Eventproduzenten und dieser zieht Sublieferanten hinzu.

Zusätzlich gibt es Spezialagenturen, die sich zum Beispiel auf die Reiseplanung spezialisiert haben und nur diesen Aspekt einer Veranstaltung abdecken.

Wer ist denn jetzt der richtige Partner für meine Veranstaltung?

Das hängt zum einen davon ab, welche Leistungen Sie selbst erbringen können und möchten. Zum anderen ist es natürlich eine Kostenfrage. Je mehr Sie direkt beauftragen, desto günstiger wird es. Allerdings müssen Sie dann auch die Koordination übernehmen, was bei komplexen Veranstaltungen aufwendig sein kann.

Die Beauftragung eines Eventproduzenten ist der Mittelweg: In der Regel deckt der Produzent viele Gewerke mit eigenen Kapazitäten ab und spricht entweder Empfehlungen für die Leistungen aus, die Sie dann selbst beauftragen können oder nimmt die Fremdgewerke in seine Kalkulation auf. Die Koordination der Gewerke kann dann trotzdem beim Produzenten liegen.
Natürlich gibt es auch Agenturen, die so arbeiten - letztendlich ist alles eine Frage der Vereinbarung.

Welche Leistungen erbringen Eventproduzenten nicht?

Diese Frage kann nicht pauschal beantwortet werden, weil jeder Produzent seine Rolle anders definiert. Typische Leistungen, die nicht von Produzenten erbracht werden, sind zum Beispiel:

- Entwicklung der Veranstaltungsidee
- Corporate Design
- Werbung (Konzeption und Gestaltung)
- Teilnehmermanagement
- Reiseplanung für Gäste
- Sponsoring

Kurz zusammengefasst kann man sagen, dass die Agentur Ihre Schwerpunkte eher in den Bereichen Konzept und Organisation hat und der Produzent eher in der Planung und Durchführung.

Wo liegen die Vorteile, wenn man PRG als Event-Produzenten beauftragt?

PRG ist seit über 25 Jahren am Markt tätig und beschäftigt in Deutschland mehr als 200 festangestellte Mitarbeiter. Es werden jährlich mehrere hundert Veranstaltungen jeder Größenordnung und Gattung betreut. Dabei kann PRG auf hochqualifizierte Spezialisten aus allen Fachbereichen zurückgreifen. Entsprechend sind die Prozesse bei PRG sehr professionell und zuverlässig. Auch sehr individuelle Veranstaltungen können so routiniert organisiert und betreut werden.

Durch den Zugriff auf den größten Materialfundus weltweit kann PRG in der Regel sehr wettbewerbsfähig anbieten und alle Anforderungen erfüllen. Als deutsche Tochter eines US-Unternehmens mit mehr als 3000 Angestellten verfügt PRG ferner über finanzielle Sicherheit und ein internationales Netzwerk. Bei Veranstaltungen im Ausland kann auf über 40 Niederlassungen zurückgegriffen werden.

PRG bietet Kreativität, Zuverlässigkeit, Sicherheit und Vielfalt bei verantwortungsbewusstem Umgang mit Ressourcen. Unser Leistungsportfolio kann in dieser Form kein anderes Unternehmen in Deutschland erbringen.

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