Über Events

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  • Begriffsdefinition
  • Eventsegmente
  • Marketing Events
  • Messen und Ausstellungen
  • (Konzert-) Tourneen
  • Kulturelle Veranstaltungen
  • Ball, Gala, Empfang, Bankett etc.
  • Tagung, Incentive, Kongress, Konferenz
  • Sport- & Freizeitveranstaltungen
  • Veranstaltungsmarketing
  • Ausschreibung und Pitch

Begriffsdefinition

Event (= Veranstaltung)

Ein (Live-)Event ist ein gezielt herbeigeführtes, nicht alltägliche Ereignis, das auf einer Aktionsfläche (häufig einer Bühne) stattfindet und ein Publikum live (das heißt in Echtzeit), i. d. R. sichtbar, direkt und unmittelbar anspricht. Das Publikum besteht i. d. R. aus mehreren Personen. Das Besondere an (Live-)Events ist einerseits die Unmittelbarkeit der erlebbaren Kommunikation und andererseits das positive emotionale Erlebnis, welches eine nachhaltige, gefühlsdominierte Erinnerung beim Besucher erzeugt. Dieses Kriterium der direkten, unmittelbaren Kommunikation ist ein Alleinstellungsmerkmal (USP – Unique Selling Proposition) und die große Stärke von Veranstaltungen.


Eventmanagement (Veranstaltungsorganisation)

Konzeption, Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen, d. h. von gezielt herbeigeführten Ereignissen. Eventmanagement beschreibt, unabhängig von Kategorie und Ziel des Events, das „Machen“ von Veranstaltungen.


Marketing-Event

Ein Marketing-Event ist eine Veranstaltung, die Faktoren wie „Unterhaltung“ und „Emotionalisierung“ zur direkten oder indirekten Steigerung des Absatzes nutzt. Marketing-Events sind Veranstaltungen, deren Zweck das Erreichen eines oder mehrerer definierter Marketingziele ist. Marketing-Events können als inszenierte Ereignisse beschrieben werden, die einer definierten Zielgruppe zu einem festgelegten Zeitpunkt unternehmens- und produktbezogene Kommunikationsinhalte vermitteln. Sie bilden den inhaltlichen Kern des Eventmarketing.


Eventmarketing

Eventmarketing bezeichnet das Nutzen von Veranstaltungen zum Zweck der Absatzsteigerung eines (anderen) Produkts, Unternehmens oder einer (anderen) Dienstleistung. Eventmarketing ist Teil der Marketing-Kommunikation.


Unterschied Eventmanagement und Eventmarketing

Eventmanagement bezeichnet das Konzipieren, Planen, Organisieren, Durchführen und Nachbereiten einer Veranstaltung. Eventmarketing dagegen bezeichnet das Nutzen von Veranstaltungen zum Zweck der Absatzsteigerung eines (anderen) Produkts, Unternehmens oder einer (anderen) Dienstleistung. Durch Eventmarketing sind Veranstaltungen also ein (Hilfs-)Mittel zu Vermarktungszwecken. Anders gesagt: Bei „normalen“ Veranstaltungen ist das Event das Produkt; bei Eventmarketing hilft das Event einem anderen Produkt. Eventmanagement wird benötigt, um Eventmarketing zu betreiben.


Unterschied Marketing-Event und Eventmarketing

Marketing-Events dienen der direkten oder der indirekten Steigerung des Absatzes eines Produkts, einer Marke, einer Dienstleistung oder eines Unternehmens und sind Teil der Marketing-Kommunikationsmaßnahmen für ein anderes Produkt. Vernetzt mit anderen Maßnahmen im Kommunikationsmix werden Marketing-Events genutzt, um Mitarbeitern, Partnern oder potenziellen Kunden nachhaltig und emotionalisierend Produkte, Leistungen oder Unternehmen nahezubringen. Ein Marketing-Event ist also die Bezeichnung für eine bestimmte Veranstaltung, z. B. einen Messeauftritt, eine Produktpräsentation, eine Incentive-Veranstaltung, eine Aktionärsversammlung oder einen Tag der offenen Tür. Eventmarketing dagegen ist der Dachbegriff für alle solche eventorientierten Aktivitäten sowie zur Durchführung von Marketing-Events.
Eventmarketing bezeichnet alle Maßnahmen, bei denen mithilfe von Marketing-Events Produkte, Dienstleistungen oder Unternehmen am Markt platziert und die Kaufbereitschaft der Kunden geweckt werden sollen. Oder bildlich ausgedrückt: Eventmarketing ist die Summe der Marketing-Events, die zur Absatzförderung durchgeführt werden.


Veranstaltungsmarketing bzw. Veranstaltungsvermarktung

Veranstaltungsmarketing bedeutet, Marketing für eine Veranstaltung zu machen. Veranstaltungsmarketing umfasst alle Maßnahmen, die dazu dienen, ein Live-Event am Markt zu platzieren und die Kaufbereitschaft der Kunden zu wecken. Ein wichtiger Bestandteil des Veranstaltungsmarketings sind dabei die Marketing-Kommunikationsmaßnahmen für ein Live-Event. Mithilfe der Marketing-Kommunikation wird Aufmerksamkeit für das Produkt geschaffen.


Unterschied Eventmarketing und Veranstaltungsmarketing

Eventmarketing ist die Nutzung von Veranstaltungen zu Kommunikationszwecken, Veranstaltungsmarketing bedeutet dagegen, Veranstaltungen zu vermarkten. Dabei benötigt man Veranstaltungsmarketing sicherlich auch für Marketing-Events; schwerpunktmäßig wird Veranstaltungsmarketing jedoch bei Events benötigt, die sich an zahlende Kunden richten, also Kultur-, Musik- und Sportveranstaltungen oder Messen oder Kongresse bzw. Tagungen.


Kultur

Philosophisch wird im abendländischen Kulturkreis der Begriff Kultur als gegensätzlicher Begriff zur Natur verwendet, um die evolutionär entstandenen biologischen Erscheinungen von den vom Menschen geschaffenen Sozial- und Erscheinungsformen (im Sinn von Zivilisation, Agrarkultur, Industriekultur usw.) abzugrenzen.
Allgemein sind also die menschlichen Leistungen gemeint, die über die Gewährleistung des Grundbedarfs hinausgehen, darunter fallen auch Alltags- oder Volkskultur, Gebräuche und Gewohnheiten.
Als Kultur werden in unserem mitteleuropäischen Kulturkreis gemeinhin die künstlerischen und sozialen Erscheinungsformen einer Gesellschaft bezeichnet (z. B. Theater, Schule und Sport). Gemeint sind damit häufig die gesellschaftlich akzeptierten Erscheinungsformen unserer Hochkultur. Als Hochkulturen werden einerseits Gesellschaftsordnungen beschrieben, die sich fortschrittlicher und entwickelter als andere Kulturen zeigen, andererseits zählen hierzu auch historisch gesehen die Bräuche von führenden Eliten einer Gesellschaft und in den bürgerlichen Demokratien auch die bildungsbürgerliche Populärkultur wie Reitkunst, Zirkus, Gesellschaftstanz usw. Heute bezieht sich der Begriff auf die Bereiche Musik, Bildende Künste, Literatur und Darstellende Künste.

Eventsegmente

Vier wirtschaftsrelevante Segmente der Veranstaltungswirtschaft

Segment 1: Kultur-, Konzert- und Sportveranstaltungen sowie Freizeit, Hotel, Touristik und Gastronomie

Das traditionsreichste Segment, die Mutter der Veranstaltungs- und sogar Medienformen (z.B. Kino und TV), in dem schon seit Urzeiten veranstaltet wird. Mit Abstand die meisten Live-Events und die größten Besucherzahlen (z.B. Konzerttourneen, Festivals, Sportveranstaltungen, Karneval etc.). Großveranstaltungen ziehen traditionell weltweit Hunderttausende von Zuschauern an (z.B. Olympische Spiele, Weltmeisterschaften etc.). Zuwächse bei Veranstaltungsbelegungen in der gesamten Freizeit-, Gastronomie- und Tourismusindustrie seit den 1970er Jahren.


Segment 2: Messen, Märkte und (Verbraucher-) Ausstellungen

Messen haben sich seit Jahrhunderten in unserem Kulturkreis als geschäftlich ausgerichtete Präsentations- und Vermarktungsplattformen etabliert, nachdem sie sich entlang der Großhandelswege entwickelten. Deutschland gilt weltweit als Messestandort Nr. 1. Verbraucherausstellungen (historisch eher parallel entlang der Jahrmärkte entwickelt), bereichern die in Deutschland traditionell bestehende umfangreiche und endkundenorientierte Markt- und Schaustellerkultur.


Segment 3: Kongresse und Tagungen

Kongresse und Tagungen mit ihrem Bedarf an Veranstaltungsfläche haben sich in Deutschland und Mitteleuropa in den letzten fünf Jahrhunderten enorm ausgebaut und gefestigt. In Messegeländen, Mehrzweckhallen, Kongress- und Tagungszentren sowie den Veranstaltungsbereichen von Hotel-, Touristik- und Freizeiteinrichtungen findet dieses Veranstaltungsgeschäft zunehmend seinen lebendigen und flexiblen Platz.


Segment 4: Eventmarketing-Aktivitäten (Marketing Events)

Unternehmen und Betriebe organisieren und veranstalten zunehmend Corporate- bzw. Marketing-Events als Werkzeug im Rahmen integrierter Kommunikationsaktivitäten. Spezialisierte Dienstleister werden mit internen oder externen Kommunikationsveranstaltungen beauftragt. Die Aktienkultur ruft einen zunehmenden Bedarf an Live-Kommunikation in Form von Hauptversammlungen hervor. Werbeagenturen, Messebauer und Spezialdienstleister rücken als auf Eventmarketing spezialisierte Agenturen und Produzenten in den Eventmarketing-Markt nach.

Marketing Events

Marketing-Event

Ein Marketing-Event ist eine Veranstaltung, die Faktoren wie „Unterhaltung“ und „Emotionalisierung“ zur direkten oder indirekten Steigerung des Absatzes nutzt. Marketing-Events sind Teil der Marketingkommunikationsmaßnahmen für ein anderes Produkt. Vernetzt mit den anderen Maßnahmen im Kommunikationsmix, werden Marketing-Events genutzt, um Mitarbeitern, Geschäftspartnern oder potenziellen Kunden nachhaltig und emotionalisierend ein Produkt, eine Dienstleistung oder ein Unternehmen nahezubringen. Ein Marketing-Event ist also die Bezeichnung für eine bestimmte Veranstaltung, z. B. einen Messeauftritt, eine Produktpräsentation, eine Incentive-Veranstaltung, eine Aktionärsversammlung oder einen Tag der offenen Tür.

Typische Anlässe für Marketing-Events

  • Jubiläum/Jahrestag
  • Eröffnung/Neueröffnung
  • Marken-Relaunch
  • zyklische Messe
  • Produktlaunch/Kick-Off

Marketing-Events in der Kommunikationspolitik

Marketing Events sind Bestandteil des Pfeilers Kommunikationspolitik. Hier ist die Homebase des Marketing Eventmanagers, der seine professionellen Bemühungen in den Dienst der Marketingkommunikation eines Unternehmens, einer Marke, eines Produkts oder einer Dienstleistung stellt.
Die Kommunikationspolitik ist ein Maßnahmenkanal im Marketingmix, die den Kontakt zwischen Anbietern und Abnehmern organisiert und zielgerichtet beeinflussen möchte. Events sind i. d. R. im Eventmarketing und in der Messeinszenierung verortet. In der PR werden zudem Pressekonferenzen, Hauptversammlungen und VIP-Events veranstaltet. In der Verkaufsförderung werden gerne Promotion-Aktionen in Eventform eingesetzt oder Tage der offenen Tür organisiert. Auch das Sponsoring ist ein eventmäßiges Betätigungsfeld; so werden hier gerne Sport- oder Musikveranstaltungen als Kommunikationsobjekt genutzt.

Corporate-Event und Marketing-Event

Corporate bedeutet in diesem Zusammenhang Unternehmenskörper(-schaft). Mit Corporate Events sind in erster Linie echte Firmenveranstaltungen gemeint, z. B. Präsentations-, Informations- und Motivationsveranstaltungen für Händler, Mitarbeiter oder geladene Gäste.

Absatzziele, Kommunikationsziele und Eventmarketingziele

Ein Marketing Event dient indirekt oder direkt immer dem Ziel der Absatzsteigerung. Um dieses Ziel zu erreichen, werden allgemeine und spezifische Kommunikationsziele erarbeitet. Um die definierten Kommunikationsziele zu erreichen, nutzen wir diejenigen Eventformen, die dazu am besten geeignet sind und gestalten sie entsprechend.

Stärken von Eventmarketingmaßnahmen

Stärke

Aspekte

  • emotionale und direkte Kundenansprache bei Live-Events
  • hohe Akzeptanz der Botschaft, emotionale Verankerung der Botschaft, Aktivierung durch die Möglichkeit der interaktiven Ansprache, mögliche Einbindung der Zielgruppe, Ansprache aller Sinne, ganzheitliche Wahrnehmung, hohe Attraktivität der Maßnahme durch erlebbare Einmaligkeit
  • nachhaltiges Wirkungspotenzial ermöglicht einen hohen Grad an Kundenbindung
  • nachhaltige Wirkung und langes Erinnerungspotenzial, langfristiger, emotionaler Wirkungsgrad, effiziente Mittelverwendung durch wirkungsvolle Ansprache, gefühlte Imageübertragung auf Produkt und Unternehmen, Verinnerlichung der Botschaften beim Kunden, emotionale Verankerung von Loyalität zum Produkt
  • Zielgenauigkeit in der Wirkung
  • geringe Streuverluste im Gegensatz zu anderen Werbeformen, häufig geringere Kosten pro werthaltigem Kontakt, Möglichkeit der Alleinstellung gegenüber Mitbewerbern, zeitlich und räumlich präzise planbar

 

Typische Aufgaben in der Konzeptionsphase eines Marketing-Events

Aufgabe

Details

  • Idee zur Veranstaltung
  • Recherche, erstes Grobkonzept, erste interne Ausarbeitung
  • Beschluss zur Planung der Veranstaltung
  • Prüfung erste Ausarbeitung, evtl. Korrekturen, erster Budgetplan/erste Kalkulation
  • Festlegen der Veranstaltungsziele
  • Hauptziele, Nebenziele
  • Definieren der Veranstaltungszielgruppe
  • Hauptzielgruppe, weitere Zielgruppen
  • Recherche/Fixierung von Rahmenbedingungen
  • Beteiligte, Orte, Termine
  • Zuständigkeiten hausintern festlegen
  • Projektleitung, Projektbeteiligte
  • Recherche und Briefing von externen Dienstleistern/Spezialisten
  • z. B. Agenturen, Locations, Künstlervermittler, Caterer, Referenten, Logistiker, Werbegrafiker
  • Festlegen des Veranstaltungszeitpunkts und ggf. des Veranstaltungsorts
  • Check paralleler Events und Termine; wann und wo ist der größtmögliche Erfolg zu erwarten?

 

Eventmarketing

Eventmarketing kann als Dachbegriff für eventorientierte Kommunikationsmaßnahmen bezeichnet werden, Marketing-Events als Veranstaltungen, die als Eventmarketingmaßnahmen konkret durchgeführt werden. Einfacher gesagt: Eventmarketing bedeutet, Marketing-Events zu machen. Eventmarketing bezeichnet alle die Maßnahmen, bei denen mithilfe von Marketing-Events Produkte, Dienstleistungen oder Unternehmen am Markt platziert und die Kaufbereitschaft der Kunden geweckt werden soll. Oder bildlich ausgedrückt: Eventmarketing ist die Summe der Marketing-Events, die zur Absatzförderung durchgeführt werden. Nach dieser Optik kann Messemanagement als Teil des Eventmarketing betrachtet werden.


Messen und Ausstellungen

Ausstellung laut Gewerbeordnung

Eine Ausstellung ist laut § 65 GewO eine zeitlich begrenzte Veranstaltung, auf der eine Vielzahl von Ausstellern ein repräsentatives Angebot eines oder mehrerer Wirtschaftszweige oder Wirtschaftsgebiete ausstellt und vertreibt oder über dieses Angebot zum Zweck der Absatzförderung informiert.


Abgrenzung: Messe und Ausstellung

Eine Messe ist i. d. R. eine branchenbezogene Fachveranstaltung, zu der jeder Aussteller zugelassen werden muss, der der betreffenden Branche angehört, solange keine objektiven Gründe wie Platzmangel oder Unzuverlässigkeit des Ausstellers dagegen stehen.
Verbraucher-)Ausstellungen dagegen sind Branchen- oder Themenveranstaltungen, in denen Aussteller den Endkunden ansprechen wollen. Aus dieser historisch gewachsenen und im deutschen Ordnungsrecht grundlegend verankerten Aufteilung ergeben sich etliche Praxisunterschiede. So ist es auf Messen i. d. R. nicht erlaubt, Ware gegen Entgelt zu verkaufen.
Man beachte: Begriffe wie Messe oder auch Börse sind sogenannte Begriffe des allgemeinen Sprachgebrauchs, d. h., sie können keine Schutzmarken sein und dürfen von jedermann gebraucht werden. Im Deutschen Sprachraum sind Begriffe wie Messe oder Börse Synonyme für wichtige öffentliche und ordnungsrechtliche Erscheinungsformen und finanzrelevante Vorgänge geworden. Veranstaltungen, die man Messe nennt, müssen also nicht unbedingt den oben genannten Definitionen der Gewerbeordnung entsprechen. Man spricht von einer Messe oder Verbraucherausstellung laut Gewerbeordnung dann, wenn diese von Amts wegen festgesetzt wurde.


Ausstellerauswahl bei Messen

Im Grunde muss jeder Bewerber zugelassen werden. Aussteller haben generell einen Teilnahmeanspruch, wenn sie dem Teilnehmerkreis nach Typenzwang zugehören. Der Teilnahmeanspruch wird nur eingeschränkt durch Platzmangel oder sachliche Gründe, die der Aussteller zu verantworten hat, z. B. wenn das Angebot des Ausstellers nicht dem Veranstaltungstyp entspricht, das Angebot mangelnde Attraktivität besitzt, der Aussteller bei früheren Veranstaltungen gegen Teilnahmebedingungen verstoßen hat oder offene Forderungen aus früheren Veranstaltungen nicht beglichen wurden.


Marketingziele ausstellender Unternehmen

Unternehmen, die auf Messen ausstellen, haben mehrere marketingbezogenen Gründe. Neben der Produktvorstellung und der Rolle als Absatzkanal kann ein Messeauftritt zusätzlich für PR-Aktionen, die Mitbewerberbeobachtung oder zu Marktforschungszwecken genutzt werden. Die Stärke liegt in der direkten Kommunikation, die im persönlichen Kontakt mit dem Besucher aufgebaut wird; Messen bieten eine große Bandbreite von Möglichkeiten zum Kontakt mit einer Vielzahl von Interessenten. Gerne wird die Beteiligung an Messen mit ergänzenden Aktionen, wie beispielsweise Inhouse-Seminaren, Kunden-Workshops, Roadshows oder Betriebsbesichtigungen, gekoppelt. Messen erschließen neue Märkte und Absatzmöglichkeiten, ermöglichen den direkten Vergleich von Preis, Leistung und Nutzen im Kreis der Anbieter, haben Erlebnischarakter und sprechen die menschlichen Sinne an, garantieren und vergrößern die Markttransparenz und fördern den intensiven Informationsaustausch.


Argumente für einen Messeauftritt aus Ausstellersicht

Eine Messebeteiligung bietet Raum für direkte, persönliche Gespräche, die Vertrauen unter den Partnern schaffen. Eine Messebeteiligung ermöglicht individuelle Beratung und die Erarbeitung spezifischer und maßgeschneiderter Problemlösungen. Die Image- und Kontaktpflege der teilnehmenden Firma zu ihren Kunden kann "live" und direkt demonstriert werden. Neben der Beobachtung der Konkurrenz kann auf Messen ein wertvoller Überblick über die gesamte Marktlage in der Branche gewonnen werden. Messen bieten vor allem neuen Unternehmen, bzw. Unternehmen mit neuen Produkten und Innovationen, einen kurzen und direkten Marktzugang.


Typische kommunikative Ziele eines Messeauftritts

1. Ausbau persönlicher Kontakte
2. Kennenlernen neuer Abnehmergruppen
3. Steigerung des Bekanntheitsgrades des Unternehmens
4. Steigerung der Werbewirkung des Unternehmens gegenüber Kunden und Öffentlichkeit
5. Vervollständigung der Abnehmerdatei
6. Ausbau der Pressearbeit
7. Diskussion mit Abnehmern über Wünsche und Ansprüche
8. Pflege der bestehenden Geschäftsbeziehungen
9. Sammlung neuer Marktinformationen
10. Umsetzung der Corporate Design-Konzeption

Typische Distributionsziele eines Messeauftritts
1. Ausbau des Vertriebsnetzes
2. Abschätzung der Ausschaltung einer Händlerstufe
3. Vertreter/Repräsentantensuche

Typische Produktziele eines Messeauftritts
1. Akzeptanz des Sortiments am Markt testen
2. Vorstellung von Prototypen
3. Neuplatzierung eines Produkts am Markt testen
4. Vorstellung von Produktinnovationen
5. Produktneuentwicklungen der Konkurrenz beobachten und evtl. in eigene Konzepte einbeziehen

Typische Preis-Konditions-Ziele eines Messeauftritts.
1.Auftreten am Markt mit überzeugenden Serviceleistungen
2. Ausloten von Preis- und Konditionen-Spielräumen
3. Überprüfen des eigenen Preis-Leistungs-Verhältnisses gegenüber der Konkurrenz


Kriterien für die Standauswahl bzw. Positionierung einer Standfläche

Kriterium

 

Begründung 

Lage  
Bevorzugte Lagen sind die Nähe der Halleneingänge und die Hauptdurchgangsachsen innerhalb der Halle.
Laufrichtung der Besucher   Hauptströme der Besucher zunächst in den breiten Hauptgängen, danach in den Nebenarmen, besondere Bedingungen der einzelnen Hallen sollten berücksichtigt werden
 Standort der Wettbewerbe   In der Nähe von Marktführern sollten sich nur kleinere Wettbewerber platzieren; dann kann evtl. an dem Zuschauer-Flow partizipiert werden.
 Themenbereiche    Die Platzfläche sollte in einem passenden Themenbereich der Messe positioniert werden. Thematische Überschneidungen bringen Synergieeffekte.
Schnitt der Fläche    Ein günstiger Schnitt der Fläche bringt eine optimale Präsentation der Produkte, ermöglicht eine individuelle Beratung sowie den Einsatz von Exponaten und Medien.
 Standart und Standgröße    Insel-/Block-, Kopf-, Eck- oder Reihenstand, passende Größe


Eine möglichst frühzeitige Standortauswahl erleichtert dabei die Anmietung von Wunschflächen.


Typische Standarten

Reihenstand: günstigste Standvariante pro Quadratmeter, an einer Seite zum Gang hin offen, zwei Seitenwände und Rückwand, grenzt oft mit Rück- und Seitenwänden an Standnachbarn
Eckstand: Stand am Ende einer Standreihe, nach zwei Seiten hin offen, Rückseite und Seitenwand grenzen an Nachbarstände, durch die Lage an zwei Gängen höhere Besucherfrequenz
Kopfstand: Stand am Ende eines Standblocks, nach drei Seiten hin offen, repräsentative Gestaltungsmöglichkeiten, Rückfront grenzt an einen Standnachbarn
Block- oder Inselstand: kostspieligste und unabhängigste Standform für die anspruchsvolle Präsentation, von allen vier Seiten zugänglich
Freigeländestände: Ausstellungsflächen für große und sperrige Exponate im Freigelände, Überdachungen müssen selbst gebaut werden

(Konzert-) Tourneen

Abgrenzung: standortgebundenes Geschäft zu Tourneegeschäft

Das Standortgeschäft kann einerseits als der Betrieb fester Kultur-, Theater- oder Konzerthäuser sowie auch Fest- und Tanzveranstaltungen beschrieben werden, welche die regionale Event-Versorgung der Bevölkerung in häufig fest betriebenen Veranstaltungsstätten sichert. In der Regel tritt hier ein Veranstalter auf, der entweder eine Location betreibt oder anmietet und dem Besucher i. d. R. eine Eigenproduktion anbietet. Auch feste Bühnen- oder Mehrzweckhäuser mit häufig festen Ensembles sind zum standortgebundenen Geschäft zu rechnen.

Im Tourneegeschäft bietet ein Produzent eine Produktion an, mit der er überregional durch die Lande reist und die er passenden (häufig standortgebundenen) Veranstaltern und Locations als Gastspiel anbietet. Tourneeproduktionen bilden im Zusammenspiel mit den standortgebundenen Strukturen das Rückgrat der Kulturversorgung in Deutschland.


Beteiligte im Konzert- und Kultursegment auf Tourneeebene (Privatwirtschaft)

Das System, in dem die typischen Beteiligten eines professionellen Rockkonzerts oder auch eines kulturellen Stadthallen-Gastspiels zusammenarbeiten, lässt sich für originär deutsche Produktionen mit der sogenannten Public-Event-Treppe beschreiben:

Der Künstler ist dabei häufig die Ausgangsgröße einer Tourneeproduktion. Die Treppenstufen 2 (Manager), 3 (Produzent) und 4 (Booker) sind an der Erstellung, der Vermarktung und dem Vertrieb des „Großhandels“-Produkts (beispielsweise einer Tourneeproduktion) beteiligt. Im kaufmännischen Zentrum steht hier der Produzent, der das wirtschaftliche Risiko einer Produktion trägt und diese vorfinanzieren muss. Der Produzent ist diejenige Person oder Institution, die eigenverantwortlich, im eigenen Namen und auf eigene Rechnung mit Produktionsmitteln eine Produktion erstellt. Die Treppenstufen 5 (Veranstalter), 6 (Location) und 7 (Vorverkauf) bringen die Produktion vor Ort zum Endverbraucher, d. h. zum Zuschauer. Im kaufmännischen Zentrum steht hier der Veranstalter, der das wirtschaftliche Risiko der Einzelveranstaltung trägt und im Mittelpunkt der wesentlichen Vertragsbeziehungen steht. Veranstalter laut Gewerbeordnung ist diejenige Person oder Institution, die eigenverantwortlich, im eigenen Namen und auf eigene Rechnung eine Veranstaltung durchführt.

Erweiterte Rollen im internationalen Geschäft

Wenn Produktionen aus dem Ausland übernommen werden, sieht die Zusammenarbeit globalisierungs- und produktionsbedingt etwas anders aus. Internationale Topkünstler werden durch global agierende Produzenten vertreten. Diese arbeiten weltweit und bieten ihre Künstler auf dem internationalen Markt an. Oft betreiben diese weltweit operierenden Veranstaltungsunternehmen auch nationale Ableger, die dann wiederum die Partnerrolle des nationalen Tourneemanagements übernehmen (z. B. ist die führende US-amerikanische Firma Live Nation beim deutschen Tourneeveranstalter Marek Lieberberg beteiligt, der wiederum zu CTS EVENTIM gehört). Die internationale Agentur und der nationale Tourneemanager schließen dafür einen Tourneevertrag ab. Der nationale Tourneemanager bietet das Thema dann potenziellen örtlichen Durchführern für Einzel-Gigs und Festivals mit recht langfristigem Vorlauf an bzw. veranstaltet mitunter auch selbst.
Die Koordination ist notwendig, damit Europa- oder Welttourneen wie aus einem Guss erscheinen, obwohl unterschiedliche nationale Tourneemanager diese als nationale Tourneen veranstalten. Da die Belastungen für eine Band oder einen Künstler während einer solch großen Tournee sehr groß und Termine knapp sind, kann man davon ausgehen, dass die Gesamtzahl von Gastspielterminen limitiert ist und die jeweiligen nationalen Termine vom Künstlermanagement nach Prioritäten der Band, ihrer internationalen Agentur oder Wünschen der Plattenfirma vergeben werden.

Unterschiede zwischen Künstlermanager und Künstlervermittler (Agent)

Manager und Agenten unterscheiden sich in Umfang und Tiefe ihrer Tätigkeit für den Künstler. Beide sind Stellvertreter für den Künstler und arbeiten in dessen Auftrag vermittelnd. Manager arbeiten dabei i. d. R. umfassend für einen Künstler, sie schließen die Verträge für den Künstler ab und kümmern sich auch sonst um das wirtschaftliche und karrieremäßige Wohlergehen des Künstlers. Dabei haben sie häufig eine Generalvollmacht inklusive Unterschriftsvollmacht, d. h., sie führen alle Geschäfte des Künstlers und unterschreiben auch für diesen. Häufig führen sie ein sogenanntes Treuhandkonto für den Künstler.

Auch Künstlervermittler (Agenten/Booker) schließen Verträge für Künstler ab, allerdings i. d. R. nur punktuell. Sie führen nicht alle Geschäfte des Künstlers. Allerdings kann es vorkommen, dass sie für den Künstler unterschreiben und gegebenenfalls auch ein Treuhandkonto für ihn führen.
Häufig stellt sich diese Frage nicht, da vor allem bekannte Künstler und Produzenten nur mit einem exklusiven Booking-Agenten zusammenarbeiten, d. h. überhaupt nur über diesen Ansprechpartner zu buchen sind. Manche Künstler/Produktionen haben für bestimmte Segmente unterschiedliche Agenten (Comedians z. B. üblicherweise getrennt für TV, Live-Gastspiele und das sogenannte Gala- bzw. Firmenkundengeschäft). Nur selten kann man einen Künstler persönlich oder über mehrere parallel anbietende Agenturen buchen. Veranstalter sollten i. d. R. nicht versuchen, Künstler direkt zu buchen, schon gar nicht, nachdem der erste Kontakt über eine Agentur oder das Management gegangen ist. Nicht nur, dass so ein Vorgehen zu Verstimmungen beim Agenten bzw. Management führen kann; Agenten erfüllen ihre Aufgaben – wie das Versendung von Materialien, der Vertragsabwicklung – auch i. d. R. wesentlich verbindlicher und professioneller als der häufig in diesen Dingen doch eher chaotisch agierende Künstler.


Unterschiede zwischen Tourneemanager (Produzent) und Künstlervermittler (Agent)

Produzenten (auch Tourneemanager bzw. Gastspieldirektion genannt) nehmen Künstler unter Vertrag und erstellen komplette Produktionen, die sie dann beispielsweise als Gastspiel an Veranstalter verkaufen. Die Direktionen übernehmen dabei meistens die organisatorische, rechtliche und wirtschaftliche Verantwortung sowie das unternehmerische Risiko (Gewinn-/Verlustrisiko).

Agenten vermitteln i. d. R. auf Provisionsbasis Auftritte an einen Veranstalter, dabei treten sie vermittelnd als Stellvertreter auf für einen solchen Produzenten oder auch für einen Künstler selbst, wenn dieser sein eigener Produzent ist


Unterschied zwischen Tourneemanagement und örtlicher Durchführung

Ein Tourneemanager tritt häufig als Produzent einer Tourneeproduktion auf, der örtliche Durchführer ist i. d. R. sein Vertragspartner und tritt als regionaler Veranstalter in Erscheinung. Natürlich kann auch eine Band bzw. ein Künstler als Eigenproduzent agieren; ebenso kann natürlich ein regionaler Veranstalter auch eine Eigenproduktion präsentieren. Bei einer überregionalen Tournee ist es jedoch sinnvoll und auch üblich, dass Bands und Künstler mit einem Tourneemanagement zusammenarbeiten.
Das Tourneemanagement schließt mit der Band oder dem Künstler einen Vertrag über die Durchführung und meistens auch über die Produktion einer Tournee ab. Es fungiert dann häufig zusätzlich als Booker bzw. arbeitet mit einem solchen zusammen und sucht Local Promotor (örtliche Durchführer) als Partner, welche an den Gastspielorten die Aufgabe des Veranstalters übernehmen. Dieser örtliche Veranstalter mietet i. d. R. für den Auftritt („Gig“) eine Location („Venue“) an. Zwischen Tourneemanager und Veranstalter wird ein Gastspielvertrag geschlossen. Die Aufgaben und die Kosten werden dabei auf die beiden Vertragspartner verteilt.


Aufgabenverteilung zwischen Tourneemanagement und örtlichem Durchführer (Local Promotor)

Bei mittelgroßen Produktionen sind die Zuständigkeiten zwischen den Vertragspartnern häufig folgendermaßen aufgeteilt:

    Tourneemanagement (Produzent)zahlt die allgemeinen Tourneekosten inkl. Künstlerhonorar (Gage):

  • Steuern (Umsatzsteuer, ggf. Ausländersteuer)
  • Künstlersozialabgabe (wenn er der Produzent der Show ist)
  • Werbung überregional und für den Verkauf der Tour
  • Tourneeproduktionskosten (z. B. Probenräume, Instrumente, Backline, Choreograph)
  • Personalkosten für mitreisendes Personal (z. B. Lichtregie, Tonregie Front, Tonregie Monitor, Backliner, Tourneeleiter, Head of Security/Sicherheitschef)
  • Transportkosten für Künstler und mitreisendes Personal
  • Kosten für Fahrzeuge
  • überregionale Einrichtung des Vorverkaufs beim Systemanbieter (z. B. CTS EVENTIM)

    Örtlicher Durchführer (Veranstalter) zahlt die örtlichen Veranstaltungskosten:

  • Gage lt. Vertrag
  • Locationmiete
  • Abgaben (z. B. GEMA, ggf. Vergnügungsteuer) 
  • Werbung regional
  • örtliches Personal (z. B. Hands, Einlass, Garderobe, Local Security)
  • alle aus dem Gastspielvertrag und der Bühnenanweisung inkl. Technical Rider resultierenden Kosten (z. B. Public Adress – die an das Publikum gerichtete Tonanlage, Lichtanlage, Hotelkosten Crew und Künstler, Catering Künstler und Crew)
  • regionale Einrichtung des Vorverkaufs
  • Gebühren für Vorverkaufsstelle und Ticketing-Systemanbieter (z. B. CTS EVENTIM) 


Inhalte einer Bühnenanweisung

Die Bühnenanweisung wird i. d. R. im Sinn und Auftrag des Künstlers durch den Produzenten erstellt und über den Booker dem Veranstalter zugestellt. Bühnenanweisungen regeln Anforderungen an den Veranstalter, die dieser vorzubereiten hat. Angefordert werden i. d. R. gewünschte und notwendige technische Ausstattungselemente der Bühne und der Location. Typisch sind z. B. Tonanforderungen, Lichtwünsche, Backline-Bedarf (Instrumente/Verstärker), Garderobenbedarf, Catering-Wünsche und ggf. Hotelspezifikationen. Die Bühnenanweisung muss i. d. R. im Vorfeld der Veranstaltung vom Veranstalter gegengezeichnet werden. Eine Bühnenanweisung kann aufgegliedert sein in einen Technical Rider und einen Stageplot.
Abweichungen sollten unbedingt im Vorfeld des Gastspiels geklärt werden und eventuelle Abweichungen gilt es separat zu vereinbaren. Bühnenanweisungen sind Wunschlisten, von denen Abweichungen durchaus üblich sind, aber sie müssen eben abgesprochen werden. Ein reibungsloser Ablauf eines Gastspiels kann durch einen Veranstalter, der nicht abgestimmte Abweichungen von der Bühnenanweisung vornimmt, erheblich gestört werden. Dies kann in seltenen, extremen Fällen zum Abbruch des Gastspiels und zu Streit über die Zahlung der Gage oder einer Konventionalstrafe führen. Es empfiehlt sich immer eine direkte Abstimmung zwischen den örtlichen Technikern für Licht, Ton usw. und den Technikern der Künstler, wenn Abweichungen von der Bühnenanweisung vereinbart werden sollen. Nehmen Sie die Anforderungen nach Aufbauhelfern ernst und halten Sie sich an die diesbezüglichen Vereinbarungen.


Abgrenzung: Technical Rider und Stageplot

Der Technical Rider ist im englischen Sprachraum das, was wir im Deutschen eine Bühnenanweisung nennen. In deutschen Bühnenweisungen kann der Technical Rider das Kapitel mit den explizit technischen Anweisungen darstellen. Ein Stageplot ist Teil eines Technical Riders: die aufrissartige Zeichnung einer Bühne mit der visuellen Verortung von Monitorplatzierungen, Instrumentenübersichten, Backline-Anforderungen, Strombedürfnissen usw.


Typische Schritte in der Tourneeproduktion bzw. -organisation

  • Kontakt zu den Künstlern: Künstler bzw. deren Manager oder auch deren Plattenfirma suchen einen Tourneeproduzenten bzw. ein Tourneeproduzent zeichnet einen vielversprechenden Nachwuchs-Act.
  • Analyse des Marktpotenzials: Ausloten von Zielgruppen, potenziellen Locations, Größenordnungen, potenziellen Vertrags- und Geschäftspartnern
  • Vertrieb/Booking: Vertragsakquisition, Routing, Vertragsverhandlungen und -abschlüsse
  • Programm: Inhalt des Set, Bühnenlayout, Kostümbild, Vorgruppe, Bühnenanweisung, Proben
  • Logistische Planung: Fahrtlogistik, Personalplanung, Equipment-Planung, technische Planung
  • Kalkulation: Produktionskostenkalkulation, Tageskostenkalkulation, Break-Even-Berechnungen
  • Tourneevorbereitung: Konkrete Fahrt- und Personaldisposition, vorverkaufsorientierte Ticketing-Abrechnung, veranstalterorientierte Einzelvorbereitung
  • Tourneeabwicklung: Durchführung der Tournee, Abrechnung, Tagesabwicklung
  • Nachbereitung: Dokumentation, Schäden- und Problemabwicklung, Endabrechnung, Planung der nächsten Tournee


Unterschied Tourneemanager und Tourneeleiter

Der Tourneemanager ist i. d. R. eine Firma und sowohl der wirtschaftliche als auch der ausführende Produzent einer Tournee.
Der Tourneeleiter arbeitet i. d. R. für den Tourneemanager und begleitet die Tourneeproduktion zu den einzelnen Gastspielen. Er kümmert sich um alle Belange der Produktion, insbesondere um die Vertretung der Interessen des Tourmanagers gegenüber dem örtlichen Durchführer.


Typische Aufgaben eines Tourneeleiters an einem Tourneetag

Zu den Hauptaufgaben eines Tourneeleiters gehören die Überprüfung der Einhaltung von Vertragsinhalten, der Bühnenanweisung sowie des Technical Riders. Darüber hinaus ist er für die kaufmännische Abwicklung und Abrechnung gegenüber dem örtlichen Durchführer und tourneeintern verantwortlich. Das Führen und immer neue Motivieren der Tour-Crew gehört genauso zu seinen Aufgaben wie das Organisieren der Fahrten und Fahrzeuge, die Organisation von Unterkunft und Verpflegung sowie die Betreuung von Presse, Fans und Sponsoren. Er kümmert sich auch um die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften vor Ort. Die Position umfasst viele spannende, jedoch auch sehr anstrengende Facetten – sie reichen vom Projektleiter bis hin zum Mädchen für alles.


Der „richtige“ Veranstaltungstermin

Bevor man einen Termin für ein Gastspiel bzw. für eine Veranstaltung fixiert, sollte man zunächst Aspekte wie Wochentag, potenzielle Zuschauerakzeptanz und saisonbedingte Erfahrungen berücksichtigen. Auch Konkurrenzveranstaltungen sowie sportliche oder gesellschaftliche Großereignisse (Fußballübertragungen und Ferien sowie Feiertage) können eine wichtige Rolle spielen. Eine Abstimmung von Veranstaltungen im eigenen Segment unter den regionalen Anbietern ist ob der häufig kleinen Segmentmärkte einem wettbewerbsorientierten gezielten Platzieren von konkurrierenden Veranstaltungen sicherlich vorzuziehen, wenn es der lokale Markt ermöglicht.


Abgrenzung: Routing, Anschlusstermin, Off-Tag und Gebietsschutz

Bei den Planungen und Verhandlungen über ein Gastspiel kommen diese Begriffe häufig vor. 
Mit Routing ist das planende Festlegen der Tourneeroute gemeint. Dabei spielen folgende Aspekt eine wesentliche Rolle: Verfügbarkeit des Künstlers, logische, logistische und zeitliche Reihenfolge der nacheinander folgenden Auftritte, Eignung der Gastspielorte.
Anschlusstermine sind Termine, die zeitlich und logistisch gut passen, d. h., der Künstler plant vor oder nach dem möglichen Termin beim verhandelnden Veranstalter ein Gastspiel, das vom Ablauf und von der Wegstrecke aus betrachtet ‚auf dem Weg’ liegt.
Off-Tage sind Tage, an denen während einer Tour keine Gastspiele stattfinden, die Travel Party (Tourneebesatzung) aber ggf. noch unterwegs ist. Als einzelnen Off-Tag bezeichnet man einen nicht verkauften Tag zwischen zwei Tourneeterminen. Der Tourneemanager möchte Off-Tage aus Kostengründen möglichst vermeiden; es ist jedoch manchmal nicht möglich, jeden Tag zu verkaufen. Durchgehende Tourneen setzen eine hohe Marktakzeptanz und eine hohe Nachfrage voraus.
Gebietsschutz bedeutet, dass der Künstler vor und nach dem Auftritt für einen festgelegten Zeitraum nicht in einem bestimmten Umkreis spielen darf.


Typische Pflichten des Veranstalters

Der Veranstalter muss i. d. R. folgende Leistungen übernehmen: Location-Bereitstellung, örtliche Technik, örtliche Personalgestellung, örtliche Dienste, Künstler- und Crewcatering, Hotelübernachtung, GEMA (alternativ Direkt-Tantiemen lt. Großem Recht), ggf. Künstlersozialabgabe. Fahrtkosten werden seitens des Veranstalters i. d. R. nicht übernommen und müssen in die Gagenforderung einkalkuliert werden.


Typische Aufgaben eines Veranstalters am Veranstaltungstag

Der Veranstalter (Local Promoter bzw. Örtlicher Durchführer) kümmert sich i. d. R. um folgende Aspekte:

  • Abwicklung gegenüber der Location. 
  • Führung des örtlichen Personal (z. B. Hands, Einlass, Garderobe, Local Security)
  • Einhaltung aller aus dem Gastspielvertrag und der Bühnenanweisung inkl. Technical Rider resultierenden Kosten (z. B. P.A. – die an das Publikum gerichtete Tonanlage, Lichtanlage, Hotelkosten Crew und Künstler, Catering Künstler und Crew) 
  • Abrechnung von Abendkasse und Vorverkaufs
  • Abrechnung mit dem Tourneemanagement
  • Einlasskontrolle und Security vor Ort
  • Abbau und Übergabe der Location


Ticketing und Ticketvertrieb

Ticketing nennt man zum einen den Prozess der Preisfindung einer Eintrittskarte, zum anderen den Prozess der Organisation des Ticketabsatzes. Vertrieb über Ticketing-Systemanbieter (z. B. CTS EVENTIM oder ticketmaster) bzw. Vorverkaufsstellen, Telefonhotline, Internet, Direktverkauf, Medienpartner


Typische Angaben auf einem Veranstaltungsticket

  • Künstlername bzw. Name der Veranstaltung
  • Tag, Datum, Uhrzeit, gegebenenfalls Einlasszeit und Uhrzeit des Beginns
  • Ticketpreis, darin inbegriffen Mehrwertsteuer, ggf. etwaige Vorverkaufsgebühr, Systemgebühr, etwaige Zusatzgebühr zur Refundierung, z. B. Gebühr für TV-Kooperationspartner oder Werbepauschale
  • Location, Eingang, Sitzplatznummer
  • Name des örtlichen Durchführers/Veranstalters
  • Systemanbieter
  • ggf. Sponsoren/Medienpartner
  • Kartennummer, Abrissstelle, Sicherheitsmerkmale wie Hologramm, Strichcode usw.

Kulturelle Veranstaltungen

Subsidiäre Kulturförderung als kommunale Aufgabe

Kultur wird in unserer Gesellschaft als maßgeblicher Faktor für die Identität und den Bildungsstand betrachtet. In unserer Gesellschaft hat man sich darauf verständigt, eine flächendeckende Kulturversorgung anzustreben, die nicht nur sich selbst regulierenden, marktwirtschaftlich geprägten Strukturen überlassen bleiben soll. Daher bedarf besonders die Kultur, die sich wirtschaftlich nicht selbst tragen kann, der Förderung und Unterstützung kommunaler Träger, um das Angebot dort aufrecht zu erhalten, wo der regionale Bedarf besteht.

Der Gedanke der Subsidiarität (von lat. „subsidium“ – dt. Hilfe, Reserve) bedeutet im staatspolitischen Sinn, dass gesellschaftliche Eigeninitiative und Selbstregulierung Vorrang vor staatlichem Eingreifen haben, also Probleme und Aufgaben zunächst selbst geregelt werden sollen, unter dem Vorbehalt, das dies auch zufriedenstellend funktioniert. Föderalistisch betrachtet bedeutet dieses Prinzip zudem, dass niedriger geordnete staatliche Ebenen, wie Stadt, Gemeinde oder Kommune, Kompetenzen zugesprochen bekommen, bevor hierarchisch übergeordnete Ebenen eingreifen. Die übergeordnete Ebene darf dabei durchaus fördernd und unterstützend tätig werden.

In der Regel ist das Kulturamt zuständig für die strukturelle und konkrete finanzielle Förderung. Das Kulturamt unterstützt und berät Kultureinrichtungen, Projekte und Initiativen.


Kulturförderung  durch Ämter

Unterstützende Leistungen eines Amts können dann an einen Empfänger außerhalb der Verwaltung getätigt werden, wenn die Stadt ein erhebliches Interesse an der Umsetzung bzw. an dem Projekt hat, und das Projekt ohne die unterstützenden Leistungen nicht umgesetzt werden kann.

Als Bewilligungsvoraussetzungen müssen i. d. R. folgende Kriterien erfüllt sein:

  • Es muss ein erhebliches öffentliches Interesse vorliegen.
  • Die Gesamtfinanzierung muss nachgewiesenermaßen gesichert sein.
  • Das Projekt muss sparsam und wirtschaftlich gerechnet sein.
  • Die Maßnahme darf noch nicht begonnenen haben.
  • Das Projekt muss nachweislich einer ordentlichen Geschäftsführung unterliegen.


Pflichten gegenüber kommunalen Behörden bei öffentlichen Zuwendungen

Mitteilungspflichten: z. B. Offenlegung anderer Subventionen durch andere öffentliche Stellen, Änderungen im Finanzierungs- und Kalkulationsverlauf, Änderung oder Wegfall maßgeblicher Umstände, Nichterreichen des Zuwendungszwecks
Aufzeichnungspflichten: strukturierte laufende Aufzeichnungen von Einnahmen und Ausgaben, Trennung von Personal- und Betriebsausgaben, Belegführung
Inventarisierungspflichten: Verzeichnisanlage der aus der Zuwendung erworbenen Gegenstände mit einem Anschaffungs-/Herstellungswert über 400,00 €, ggf. Kennzeichnen der Gegenstände im Eigentum der Bewilligungsbehörde
Nachweis- und Erklärungspflichten: Sachbericht (Darstellung der Aktivitäten und Ergebnisse), zahlenmäßiger Nachweis laut Finanzierungsplans, Rechnungsabschlussbestätigung

Brutto- wie Nettobudgets (ämterspezifisch)

Bedingt durch die Umsatzsteuerbefreiung von Ämtern und Behörden kommt es häufig dazu, dass kommunale Institutionen mit sogenannten Brutto-wie-Netto-Budgets hantieren. Faktisch bedeutet dies, dass der kommunale Budgetverwalter Finanzwerte im Umsatzsteuer-Brutto ausschreibt. Kaufmännisch agierende Dienstleister sind es jedoch gewohnt, Angebote in Umsatzsteuer-Netto-Werten zu formulieren. Auch gelten die Regelungen des HGB nicht, da Geschäfte zwischen Kaufleuten (Dienstleistern) und Nichtkaufleuten (kommunale Institutionen) abgewickelt werden.

Ball, Gala, Empfang, Bankett etc.

Typische Anlässe für einen Ball bzw. ein Dinner Dancing oder eine Gala

Ob als Preisverleihung, Auszeichnung/Ehrung, Jubiläum, Abschlussball, Opernball, Karnevals- bzw. Faschingsball, Frühlingsball (und andere Jahreszeitenanlässe), gesellschaftliches Ereignis (u. a. für Berufsgruppen wie der Ball des Sports, Medizinerball usw.), Mottofest, Haus- und Schlossball, Scheunen- oder Dielenfest oder traditionelle Festzeltveranstaltung - der festliche Ball als gesellschaftlich anerkannte und wirkende Eventform ist häufig der krönende Abschluss einer Saison.


Ausgewählte Planungs- und Organisationsaspekte einer Ballveranstaltung

Druck der Einladungen, Anmietung von Saal, Stühlen und Tischen, Organisation und Miete von Beschallung, Beleuchtung und Saal- sowie Bühnendekorationen, Tisch- und Pflanzendekoration, Personaldisposition inkl. Hilfskräfte, Empfang, Hostessen, Garderobe, Platzanweisung, Sektbar, Tombola, Garderobenorganisation, Parkplatzservice, Programmheftredaktion und -gestaltung inkl. Anzeigenakquisition, Tisch- und Menükarten, Catering-Disposition, Einladungsszenario, Fotodokumentation, Organisation von Sicherheitsmaßnahmen sowie ggf. Verkehrslenkung


Typische Anlässe für einen Empfang bzw. Festakt

Amtsübergabe, Jubiläum, Geburtstag, Ehrung/Verleihung, Richtfest, Betriebseröffnung, Messestart, Premiere/Vernissage, politische Besuche, Tagungen/Kongresse


Abgrenzung: Empfang und Festakt

In der Regel dauert ein Empfang bis zu zwei Stunden, wobei die Gäste innerhalb der ersten 30 Minuten eintreffen und mindestens eine halbe Stunde zugegen sind. Ein Empfang dient dem Zusammenkommen von Persönlichkeiten, dem Vertiefen von Kontakten und dem zwanglosen Austausch von Kontakten und Ideen. Häufig wird eine Ansprache oder kurze Rede gehalten; es werden zu einem Empfang gerne kleine Häppchen sowie Getränke in Flying Buffet-Form gereicht – ggf. sind ein Buffet und Getränkestationen aufgebaut. Stehtische sowie Sitzgruppen prägen den lockeren Rahmen. Beim sogenannten Mittags- oder Vormittagsempfang kommt man in Tagesanzug oder -kombination, beim häufig festlicheren Abendempfang in Abendgarderobe oder dunklem Anzug.
Beim Festakt (auf Staatsebene auch Staatsakt genannt) werden Persönlichkeiten durch Unternehmen, Behörden oder Organisationen geehrt. Festakte sind i. d. R. etwa einstündige, würdevolle und feierliche Veranstaltungen, die zu ehrende Person wird hierbei in den Mittelpunkt gestellt. Der Saal ist häufig in Reihe mit Mittelgang bestuhlt, musikalische Programmpunkte (auch Hymnen), Reden, ein Bühnenbild sowie mediale und kulturell-künstlerische Einlagen kulminieren in der Übergabe eines Ehrensymbols an den Träger. Ein Empfang findet i. d. R. im Anschluss an den Festakt statt.


Typischer Ablauf eines Empfangs

  • Begrüßung der Gäste am Empfangscounter inkl. Eintragung in das Gästebuch
  • kurze Begrüßung durch Gastgeber im Saaleingangsbereich
  • Begrüßungsgetränk
  • anmoderierende Begrüßung durch Gastgeber
  • Rede(n)
  • zwangloser Austausch und persönliche Verabschiedung


Holding Room

Die Ehrengäste, die häufig in den ersten Saalreihen platziert sind, können sich vor einem Festakt in einem gesonderten Raum aufhalten und versammeln, der mit Erfrischungen und Sitzmöglichkeiten ausgestattet ist. Von dort aus geht man i. d. R. geschlossen in den Saal; der Festakt beginnt umgehend, nachdem die VIP-Gäste Platz genommen haben.


Komponenten eines Social Events (Charity-, Spenden- oder Benefiz-Gala)

Ein Social Event ist eine Veranstaltung, die gemeinnützigen Zwecken, einem gesellschaftlichen Anliegen oder einem guten Zweck dient. Typische Komponenten:

  • Festakt mit verlängertem thematischen Programm und Bühnen-Potpourri
  • Empfang inkl. Bewirtung
  • Party mit Ballcharakter


Fundraising

Mit Fundraising meint man das Besorgen von Mitteln; ein Topf mit Geld (Fond/Fund) soll gefüllt werden. Dies kann durch die Beantragung öffentlicher Mittel, Spenden oder auch durch Sponsoring-Elemente erreicht werden. Im Gegensatz zum Sponsoring wird durch die Geldgeber dabei i. d. R. auf eine Gegenleistung verzichtet.


Corteggierung

Mit Corteggierung meint man den Aufbau einer Wagenfolge. Neben Sicherheitsfahrzeugen fährt der ranghöchste Wagen an der Kolonnenspitze. Ausnahmen gelten für Prozessionen und Aufzüge. (Der Ehrenplatz ist hier i. d. R. hinten und manchmal auch in der Mitte des Aufzugs.)


Placement bzw. Sitzspiegel/Platzierungsschema

Ein Sitzspiegel bzw. ein Placement ist eine Skizze der Sitz- und Tischordnung. Häufig wird diese neben einer PC-basierten Printvariante auf Magnettafeln angefertigt, um schnell auf notwendige oder sich ergebende Veränderungen reagieren zu können. Das Platzierungsschema ist der unsichtbare Aushang mit Kopffotos für die Bedienung, die das Erkennen von Prominenz erleichtern soll. Nützlich sind auch Placement-Karten (auch Führungskärtchen genannt), die es dem Gast ermöglichen, seinen Platz zügig zu finden. Beachten Sie beim Anlegen des Sitzspiegels sowohl die Rangordnung als auch die Etikette und berücksichtigen Sie Animositäten zwischen potenziellen Gästen.


Platzierungszonen und Sitzordnung

Platzierungszonen bei Veranstaltungen mit geladenen Gästen sind Bereiche, die bestimmten Gruppen Platz bieten oder eine Hierarchiefolge verorten. Bei Veranstaltungen mit Ticketverkäufen sind Platzierungszonen bestimmte Platzkategorien, häufig kosten hier die besseren Plätze mehr als die sogenannten billigen Plätze.
Der hochrangigste Gast sitzt i. d. R. rechts neben dem Gastgeber, die Partnerin des hochrangigsten Gastes zu dessen Rechten. Bei Blocktafel-Bestuhlung ist auch möglich: hochrangigster Gast gegenüber dem Gastgeber, rechts daneben die Gattin. Je weiter der Platz eines Gastes vom Gastgeber entfernt ist, desto niedriger ist die Rangstufe.


Abgrenzung: Bankett und Bankettabteilung

Ein Bankett ist ein hochwertiges, gesetztes, vier- bis fünfstündiges Essen am Abend, meistens zu Ehren eines hochgestellten Gastes oder zu einem anderen besonderen Anlass. Es gilt als Symbol für die Repräsentationskunst des Gastgebers. Bei größeren Bankettveranstaltungen sind angemessene Sicherheitsmaßnahmen geboten, ggf. eine Notarztbereitschaft zu organisieren, verkehrssteuernde Maßnahmen zu ergreifen und eine Medienbegleitung zu stellen.

Die Bankettabteilung in einem Hotel ist so etwas wie die hotelinterne Eventabteilung; sie betreut das Tagungs- und Veranstaltungsgeschäft sowie die Vermarktung der Veranstaltungsräume und kümmert sich z. B. um:

  • die Akquisition und Betreuung von Mietern bzw. Kunden
  • die Ausstattung und Dekoration der Räume inkl. Bestuhlung und angeforderter Technik
  • die Organisation und den Verkauf des Caterings (auch F&B – Food and Beverage genannt)
  • sowie ggf. die Bereitstellung von angefragten oder möglichen Programminhalten

 

Tagung, Incentive, Kongress, Konferenz

MICE

MICE steht für ‘Meeting, Incentive, Congress and Event’. Manchmal wird der Begriff Congress auch mit Conference oder Convention ersetzt. Es handelt sich hierbei um die hotel- und gastronomieeigene Bezeichnung des eher konservativ ausgerichteten Teilbereichs der kongress- und tagungsorientierten Veranstaltungswirtschaft. Als weiterer Begriff wird synonym Tagungswirtschaft oder Tagungsindustrie benutzt (Meetings Industry).
Typische MICE-Veranstaltungsorte: Konferenz-, Tagungs- und Kongresszentren, Messehallen, Messeveranstalter, Mehrzweckhallen, Stadthallen, Tagungs- und Konferenzhotels, PCO (Professional Congress Organizer), Ämter, Rathäuser, Bürgerhäuser, Gästehäuser, tagungsorientierte Verbände, spezialisierte Dienstleister, Universitäten/Akademien usw.

Zwischen den Bezeichnungen Marketing Event, Ball - Gala - Empfang - Bankett und MICE gibt es Schnittmengen. Eine eindeutige Zuordnung ist nicht immer möglich.


Kriterien MICE-Location

Lage, Verkehrsanbindung, Infrastruktur, Ausstattung, Raumeignung/Raumangebot, Belegungskapazität, Technik, Teilnehmerverpflegung, Serviceangebote, Übernachtungsmöglichkeiten, Freizeiteinrichtungen/Entertainment

Typische Konferenzraumausstattung

Bestuhlungsmobiliar, Namensschilder, National- oder Firmensymbole (z. B. Tischwimpel), Logobanner, Schreibmaterial, Dekoration, Konferenz- bzw. Tagungstechnik, Dolmetscheranlage


Typische Bestandteile einer Konferenz- bzw. Tagungstechnik inkl. Medien

Flipchart und -papier, Filzschreiber, Whiteboard und Stifte, Magnettafel, Kartenständer, Zeigestock, Zeigelampe, Folien/Folienstifte, Leinwand, Metaplanstellwände, Metaplankoffer mit Zubehör, Metaplanpackpapier, Overheadprojektor, Filmprojektor, Diaprojektor, DVD- bzw. Videoanlagen-System, (Betamax/VHS/VCR), Bänder, Monitor/Beamer, Leinwand, Personalcomputer, Drucker, Software, Verbindungskabel, Schnittstellen, Lautsprecheranlage, Diskussionsanlage, Mikrofone (Stand-, Funk-, Handmikrofon), CD-Player, Audio-Verstärkeranlage (PA), Simultan-Übersetzungsanlage, Diktiergeräte, Telefonanschluss, Steckdosen/Mehrfachstecker/Verlängerungskabel, Gong/Glocke für das Rednerpult, Reservematerial/Ersatzteile, Klimatisierung, Belüftung, Heizung, Beleuchtung, Verdunkelung, Lärmschutz, Dekoration


Typische Bestandteile einer Konferenz- bzw. Tagungsmappe

Inhaltliche Unterlagen, Tagesordnung, Teilnehmerverzeichnis, Stadtplan, Kulturkalender/ Sehenswürdigkeiten, Fahrplan ÖPNV usw.


Ausstattung Konferenzsekretariatsbereich

Schreibservice, Hilfskräfte, Telefon/Telefax/Mailaccounts, PC/Internet, Schreibtische, Besprechungstisch, Kopiergerät, Ausgabestelle für Informationsmaterialien, An- und Abreiseberatung, Presseansprechpartner, Funksysteme und Sicherheit, Medikamente, ggf. Sanitätsstelle, Aufenthaltsraum für Fahrer und Personenschutz, evtl. Räume für Presse, Dolmetscher


Phasen und Bestandteile eines Einladungsszenarios für eine Tagung bzw. ein Seminar 

  • Inhalt und Gestaltung: Text, Design, Fristenterminierung, Form (z. B. Klappkarte, Faltblatt, Brief), Druck, Konfektionierung
  • Terminblocker: Ankündigung der Veranstaltung
  • Einladung inkl. Anmeldebogen: Anmeldeinformation des Veranstalters, Seminartitel, Termin, Beginn/Ende, Seminarort, Übernachtungsmöglichkeiten, Zimmerreservierungsverfahren, Ansprechpartner
    Vor- und Nachname, Funktion, dienstliche Position, Unternehmen/Behörde, Workshopwahl, Buchungswunsch Hotelzimmer, Datum und Unterschrift
  • Einladungsversand Stufe 1: Einladung (Karte oder persönliches Schreiben), Antwortkarte mit Rückmeldedatum, ggf. Angabe von Begleitpersonen, Fragebogen (Anreiseart, Hotelreservierung, Begleitung, Teilnahme am Rahmenprogramm), Informationsunterlagen (Thema, Tagesordnung, Konferenz-/Tagungsablauf, Rahmenprogramm)
  • Rückantwortphase: Daten aufnehmen und verarbeiten; Zusagen, Absagen, Vertretung, Begleitung, Wünsche, Besonderheiten
  • Anmeldebestätigung: Dank für Anmeldung, ggf. Bestätigung des Unterbringungswunsches, Anschrift und Prospekt des Hotels, Fahrtskizzen für Anreise per Auto, Lageplan und Parkmöglichkeiten, Transfer-Hinweise, Kleidungsempfehlung, Hinweis zu Freizeiteinrichtungen
  • Versand Stufe 2: Teilnahmebestätigung, Hinweise (Ansprechpartner, Hoteladressen, Fahrpläne usw.), evtl. Rechnung für Teilnehmergebühr, Anfahrtsskizze, Lageplan/Veranstaltungsstätte, Parkhinweise, Parkkarte
  • Teilnehmerliste: laufende Nummern, Nachname/Titel, Vorname, Funktion, Unternehmen/Behörde (Adresse, Tel.), Hotel (Adresse, Tel.), Besonderheiten
  • Veranstaltungsunterlagen: Zeitplan des Seminars (Arbeitszeiten, Pausen, Rahmenprogramm), Übersicht über Lernziele und inhaltliche Schwerpunkte, ggf. Fachunterlagen, Literaturhinweise, ggf. Liste von mitzubringenden Unterlagen, Teilnehmerliste, Informationen zu den Dozenten, ggf. Formulare zur Abrechnung von Reisekosten

An Dozenten, Referenten, Moderatoren und Künstler im Rahmenprogramm werden nach Eingang der Zusagen zusätzlich zu den Teilnehmerunterlagen noch folgende Unterlagen versandt: Dozentenvertrag, Zusatzvereinbarungen, methodische und didaktische Hinweise, Honorarabrechnung und Reisekostenabrechnung (Formblätter); am Ende noch ein Dankesschreiben.


Corporate Social Responsibility-Maßnahmen (CSR)

CSR bedeutet Corporate Social Responsibility. Eine CSR-Maßnahme kann umgesetzt werden durch Unterstützung von Tafeln, Mitarbeiterbeteiligung an sozialen Projekten, Beschäftigung und Inklusion von Behinderten, ein Diversity-Management (Förderung der kulturellen und sozialen Vielfalt unter fördernder Einbeziehung von Migranten, Senioren und Randgruppen), Positionierung von Frauen in Führungspositionen, C02-kompensierende Mobilitäts- und Produktionslösungen, Workshops und Schulungen zur Nachhaltigkeitsförderung, Umsetzung solcher Maßnahmen in Prozess- und Bestellvorgängen.


Umweltverträglichkeitsprüfung

Die Umweltverträglichkeitsprüfung (UVP) ist ein gesetzlich vorgesehenes systematisches Prüfungsverfahren, mit dem die unmittelbaren und mittelbaren Auswirkungen von Vorhaben bestimmten Ausmaßes auf die Umwelt (Natur, Gesellschaft, Wirtschaft) im Vorfeld der Entscheidung über die Zulässigkeit des Vorhabens festgestellt, beschrieben und bewertet werden. Umweltverträglichkeitsprüfungen ermitteln, beschreiben und bewerten die Auswirkungen auf die umweltbezogenen Schutzgüter. Dies sind die Menschen, einschließlich der menschlichen Gesundheit, Tiere, Pflanzen und die biologische Vielfalt, Boden, Wasser, Luft, Klima, Landschaft, Kultur- und sonstige Sachgüter sowie die Wechselwirkung zwischen diesen. Bei Großveranstaltung könnten die Grundlagen analog angewendet werden. Für Veranstaltungen ist sie nicht verpflichtend.


Incentives

Ein Incentive-Event ist eine motivationsorientierte Veranstaltung mit Anreiz- bzw. Belohnungscharakter.
Unternehmen setzen Incentive-Events überwiegend zur Motivation oder Honorierung von Mitarbeitern und Geschäftspartnern ein, manchmal auch zur Kundenbindung.


Abgrenzung: Incentive-Event und Incentive-Reise

Incentive-Event:

Veranstaltung mit Anreizcharakter und nachhaltiger emotionaler Wirkung, eingebettet häufig in personal-oder vertriebsorientierte Eventmarketing-Zusammenhänge. Ein typischer Incentive-Charakter findet sich bereits bei Weihnachtsfeiern und Betriebsausflügen, insbesondere jedoch bei Motivationsveranstaltungen und Teambildungsmaßnahmen, bevorzugt auch als Instrument zur Belohnung von Distributionsmitarbeitern.

Incentive-Reise

Im Zeitgeist wohl populäre, im gesellschaftlichen Diskurs jedoch auch umstrittene Form des Incentives. Exklusive Arrangements an attraktiven Orten (z. B. Segeltörn, Dubai, Städtereise), Clubaufenthalte oder Outdoor-Aktivitäten vermitteln einzigartige Erlebniswelten mit starker und nachhaltiger emotionaler Wirkung. Eine Incentive-Reise kann ein Incentive-Event sein.


Reiserecht und Incentive-Reisen

Für Agenturen, die sich auf Incentive-Reisen spezialisiert haben, gelten die Bestimmungen des BGB für Pauschalreisen, die in erster Linie den Reisekunden schützen, sobald miteinander verbundene Reiseleistungen angeboten werden (mehrere Leistungen wie Reise, Transfer, Übernachtung und Verpflegung sind dabei als Gesamtpaket zu sehen). In diesem Fall haftet der Reiseveranstalter gegenüber dem Reisenden für alle Mängel in den Einzelmodulen. Der Reisende hat darüber hinaus einen gesetzlichen Anspruch auf einen Reisesicherungsschein, der beispielsweise einen Rückflug aus dem Reiseland bei Insolvenz des Reiseveranstalters garantiert. Der Veranstalter ist verpflichtet, eine entsprechende Versicherung abzuschließen.


Steuerliche Abgrenzung: Incentive-Reise und Geschäftsreise

Häufiges Ziel eines Unternehmens bei Auslobung einer Incentive-Reise ist die Umsatzsteigerung durch Motivation und Förderung der Loyalität von Mitarbeitern und ggf. die Stärkung des Teamgeistes. Als Belohnungsreise mit exklusiven freizeitorientierten Erlebnisinhalten für Mitarbeiter, Kunden oder Multiplikatoren, wie Politiker, Verbandsmitglieder oder Journalisten, muss die Incentive-Reise von der Geschäftsreise abgegrenzt werden. Reine Geschäftreisen können als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Das gilt auch für Firmenschulungen, allerdings dürfen dabei keinerlei freizeitorientierte Leistungen gewährt werden. Steuerrechtlich gelten freizeit- oder erholungsorientierte Schulungsteile wie Incentive-Reisen und sonstige Belohnungen als geldwerter Vorteil für die Mitarbeiter oder Geschäftskunden und müssen entsprechend als Einkommen versteuert werden (die Lohnsteuer greift).


Absetzbare Freibeträge

Als Steuerfreibeträge können für Betriebsveranstaltungen oder ähnliche Zuwendungen 110,00 € brutto im Jahr pro Mitarbeiter geltend gemacht werden (die sogenannte Weihnachtsfeier-Pauschale, Stand 2012). Zusätzlich gelten Freigrenzen für Werbegeschenke an Mitarbeiter im Wert von bis zu 44,00 € (netto) und an Geschäftsfreunde im Wert von bis zu 35,00 € (netto) pro Jahr und Person, die als Ausgaben abgesetzt werden können. Werden diese Grenzen überschritten, unterliegt das Geschenk im vollen Umfang der Besteuerung als geldwerter Vorteil.


Incentive-Versteuerung

Für Mitarbeiter werden Incentives wie ein steuer- und sozialversicherungsbeitragspflichtiges Entgelt behandelt. Seit 2008 kann der Wert dieser Leistungen pauschal mit 30 % Lohnsteuer zzgl. 5,5 % Solidaritätszuschlag (von der Lohnsteuer) versehen werden, die direkt vom Unternehmen an das Finanzamt abgeführt werden. So kommt es zu weniger Irritationen in der Lohnabrechnung, denn kein Mitarbeiter versteht, dass er weniger Nettolohn ausgezahlt bekommt, weil er an einem Betriebsausflug teilnimmt. Auch Incentives, die externen Geschäftskunden gewährt werden, können mit 30 % pauschal versteuert werden. Das bedeutet, dass eine Einladung zu einer Incentive-Reise an einen Geschäftspartner im Wert von 3.000,00 € zusätzlich 949,50 € Steuern und Solidaritätszuschlag kostet, ggf. auch noch zusätzlich Kirchensteuer (je nach Bundesland 8 % oder 9 % der Steuerschuld).

Sport- & Freizeitveranstaltungen

Einfluss internationaler (Sport-) Großveranstaltungen

Medienvermarktete internationale Großveranstaltungen führen zu einer Verbesserung der eventorientierten Infrastruktur (Stadien, Sportstätten, Unterbringungsmöglichkeiten für Sportler und Fans, Verkehrswege und öffentliche Transportmittel) und einer Zunahme von professionellen Dienstleistern rund um die Eventorganisation. Öffentliche Investitionen fließen im Zuge einer Umwegrendite über die Umsatz-, Einkommens- und Gewerbesteuern zurück in die staatlichen Kassen; Großveranstaltungen können einen erheblichen Einfluss auf den Einzelhandel, das Gastgewerbe, das Verkehrswesen, die Übernachtungsindustrie und den Tourismus ausüben und das Bruttoinlandsprodukt signifikant steigern. Ein Land oder eine Region können eine gelungene Großveranstaltung kommunikativ und imageorientiert nutzen, um sich als innovativer Standort zu positionieren. Öffentlichkeitsarbeit und eine medienorientierte Dramaturgie sind wichtige Wahrnehmungsvoraussetzungen.


Imageorientierte Nutzung von großen Sportveranstaltungen

Sportevents und Wettkämpfe werden von marktwirtschaftlich ausgerichteten Unternehmen immer häufiger im Rahmen der Kommunikationspolitik unterstützt (Sponsoring) oder sogar ausgerichtet (Eventmarketing). Auch Kommunen nutzen im Rahmen der Destinations-Vermarktung Sportveranstaltungen kommunikativ, indem sie diese ansiedeln, unterstützen und fördern (z. B. Berlin-Marathon). Solche Veranstaltungen steigern das Image und fördern den Bekanntheitsgrad.


Veranstaltungsanbieter

Die Freizeit- und Touristikbranche unterteilt sich in Reise- und Transportunternehmen sowie gastgewerbliche Betriebe (Gastronomie und Übernachtung); weiterhin sind Zusammenhänge zum Sozial- und Gesundheitssektor (Kur- und Bäderwesen, Wellnesstrends usw.), dem Bildungssektor (Sprach- und Studienreisen) sowie generell zum Transportwesen zu suchen.


Destination Management

Destination bedeutet Bestimmungsort. Destination Management meint die tourismus- und auch eventorientierte Vermarktung einer Region, damit diese als Bestimmungsort attraktiv und besucht wird. Destinationen werden dann attraktiv, wenn eine gebündelte Vielzahl von Erlebnismöglichkeiten, Attraktionen und auch Events vom Gast an seinem Reiseziel konsumiert werden können. So gesehen, spielen neben geografischen Aspekten eine Vielzahl von möglichen aufenthaltsrelevanten Leistungen eine wichtige Rolle für das Anziehungsvermögen einer Region. Ökologische und gesellschaftlichen Faktoren wie Landschaft, Klima, Kultur sind sicherlich eine wichtige Basis für die Entwicklung des Fremdenverkehrs, infrastrukturelle und erlebnisorientierte Freizeitangebote wie Sport- und Veranstaltungszentren, das Bäderwesen, Beherbergungsmöglichkeiten, das gastronomische Angebot Reiseveranstalter, Sport- und Wellnessangebote, Freizeiteinrichtungen, Museen, sowie Transport- und Personenbeförderung spielen ebenfalls eine wichtige Rolle. Die Tourismusbranche (Unternehmen, die unmittelbar am Tourismus verdienen, beispielsweise Reiseveranstalter, Hotels, Fluggesellschaften, Gaststätten oder Reisebüros) hat ein Interesse an einem solchen infrastrukturellen regionalen Ausbau.


Abgrenzung: Incoming Agency und Destination Management Company (DMC)

Als Incoming Agency (auch Destination Management Company genannt, also eine Regionsvermarktungsagentur) bezeichnet man eine spezialisierte Agentur vor Ort in einer Region, die sich lokal gut auskennt und auswärtige Kunden mit lokalem Reise-, Logistik- und Event-Know-how akquiriert sowie betreut. Gerne werden durch diese Agenturen neben Reisegästen auch Konferenz- und Tagungsprogramme in eine Region geholt. Dabei kann es sich auch um ein spezialisiertes eisebüro handeln, das in erster Line für ein Land bzw. eine Region eine Palette an Teilleistungen im Zusammenhang mit der Destination und deren touristischen Aspekten organisiert.


Abgrenzung: SITE-Inspection und FAM-Trip

Als SITE-Inspection bezeichnet man den Besuch einer Region, um geplante Angebote persönlich kennenzulernen. Manchmal werden solche Maßnahmen finanziert durch regionale Anbieter, die potenzielle Kunden einladen und rundum betreuen, damit diese Buchungen in der Region vornehmen.
Auch neutraler: Begehung einer Veranstaltungs-Location oder eines Eventziels. Vorab stattfindende Detailprüfung von Anfahrtsmöglichkeiten, Ausstattung, technischen Gegebenheiten, Catering, Sicherheitsaspekten, sanitären Anlagen, Vertragsbedingungen usw.
FAM steht für „familiarize“, gemeint ist etwas Ähnliches wie die SITE-Inspection; es kann z. B. der Besuch einer Region sein, bei dem man sich als potenzieller Einkäufer durch den kostenfreien Aufenthalt mit Event- und Touristikangeboten persönlich vertraut machen kann. In der Regel wird ein FAM-Trip finanziert durch die regionalen Anbieter, die potenzielle Kunden einladen und rundum betreuen.

Veranstaltungsmarketing

Veranstaltungsmarketing bedeutet, eine Veranstaltung zu vermarkten, also Marketing für eine Veranstaltung zu machen. Veranstaltungsmarketing umfasst alle Maßnahmen, die dazu dienen, ein Live-Event am Markt zu platzieren und die Kaufbereitschaft der Kunden zu wecken. Ein wichtiger Bestandteil des Veranstaltungsmarketings sind neben produkt-, preis- und vertriebsorientierten Aktivitäten die Kommunikationsmaßnahmen für einen Event.

Beispielhafter Marketingplan für kulturelle Angebote

  • Untersuchung und Analyse der Ausgangslage (Marktanalyse), Formulierung der Veranstaltungsidee (Produktbeschreibung). Erarbeiten von Veranstaltungszielen und -ausprägungen (Produktmanagement), z. B. Frage nach der Marktrelevanz, Zielgruppenformulierung, Bedarfsermittlung und Wettbewerbsanalyse;
  • Strategische Formulierung von Marketingzielen, z. B. Umsatzziele, Marktanteilsziele, Imageziele, Kundenbindungsziele, Wertverankerung, Vertrauensbildung. Vertriebs- und Kommunikationsstrategie (Vertriebskanäle, Werbeziele, Werbemedien);
  • Konzeption und vernetzte Abstimmung von Vertriebs- und Kommunikationsmaßnahmen, z. B. Ticketingkonzeption (Planung der Vertriebskanäle) und Konzeption der Kommunikations- und Werbemaßnahmen;
  • Erstellung eines Budgetentwurfs/einer Kalkulation, Preisbestimmung;
  • Vernetzte Planung der einzelnen Marketing- und Werbemaßnahmen (Aktionsplanung), u. a. Konzeption einer Werbekampagne, Herausstellen von Alleinstellungsmerkmalen (USP – Unique Selling Proposition), Suche nach einer Nutzen versprechenden Werbebotschaft (Claim);
  • abgestimmte Umsetzung und Anpassung der Maßnahmenpakete;
  • Erfolgskontrolle/Auswertung.


Werbekooperation/Präsentationspartnerschaft bzw. Medienpartnerschaft 

Zur Förderung des Ticketabsatzes werden häufig Werbekooperationen mit Medienpartnern vereinbart; Verlosungen und ähnliche Aktionen sind dabei dann rein kommunikationspolitische Marketingmaßnahmen. Bei Zeitungen und regionalen Zeitschriften, beispielsweise bei Stadtmagazinen, kann Anzeigenfläche eingekauft werden, deren Nutzung dann mit einer umfangreichen redaktionell-werblichen Ankündigung der Veranstaltung gekoppelt wird.

Es gibt auch weitergehende imageorientierte Kooperationen (z. B. 1live präsentiert Rock am Ring). Hier werden häufig kommunikative Ressourcen synergetisch getauscht, ohne dass auf beiden Seiten hohe Zusatzkosten entstehen (Bartering). Der Medienpartner stellt ein Paket von Werbe- und Kommunikationsfenstern sowie Aktionen zur Verfügung, der Veranstalter ‚belabelt’ im Gegenzug seine Werbekampagne und Werbemittel mit dem Logo des Senders. Der Radiosender WDR 1Live verbindet beispielsweise eine Konzertpräsentation gerne weiterhin mit einem kostenfreien Mitschnittrecht. Dem liegt dann ein Präsentationsvertrag zugrunde (früher erhielt der Konzertveranstalter für einen solchen Mitschnitt über einen Senderechtsvertrag noch Senderechtserlöse).

Präsentationspartner partizipieren an der Imageübertragung zwischen Band und Zuhörer/Zuschauer. Der Veranstalter profitiert von der kostenfreien Medienpräsenz. Eine Präsenz auf den Werbemedien des Veranstalters kann getauscht werden mit einem Bündel von Media-Leistungen des Senders (Verlosungsaktionen, Hintergrundberichte, Jingles, Spots).

Ausschreibung und Pitch

Abgrenzung: Öffentliche Ausschreibung und Pitch

Aufträge öffentlich auszuschreiben bedeutet, dass

  • ein potenzieller Auftrag durch die öffentliche Hand mit Abgabefristsetzung veröffentlicht werden muss,
  • sich am Auftrag interessierte Unternehmen dann mit einem zielgenauen Angebot bewerben,
  • der öffentliche Auftraggeber sich dann für das Angebot mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis entscheiden sollte.

Bei einem Ausschreibungsverfahren mit anschließender Beauftragung sind i. d. R. bestimmte Formulare auszufüllen und spezifische Formvorschriften einzuhalten, die der öffentliche Auftraggeber i. d. R. vorgibt. Darüber hinaus achtet der Auftraggeber häufig einerseits darauf, dass die Lieferanten aus der Region stammen (regionale Wirtschaftsförderung), andererseits auf eine breite vertikale Streuung der Aufträge, damit bestimmte Lieferanten nicht monopolistisch mit Aufträgen bedacht werden. Folgende Ausschreibungsregeln gelten für öffentliche Auftraggeber: Ab einem Schwellenwert muss öffentlich ausgeschrieben werden, und es gelten die Vergabeordnungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen. Unterhalb der Schwellenwerte kann beschränkt oder unbeschränkt im offenen oder nicht offenen Verfahren öffentlich ausgeschrieben werden.

Pitch bedeutet Wettbewerbspräsentation auf Basis einer meist privatwirtschaftlichen Ausschreibung. Im Gegensatz zur öffentlichen Ausschreibung wird in der Privatwirtschaft hierbei häufig der Weg der privaten Ausschreibung gewählt, d. h., gezielt werden potenzielle Anbieter instruiert, die dann dem ausschreibenden Kunden Konzepte oder Angebote in Form einer Wettbewerbspräsentation vorlegen.

Bei privatwirtschaftlichen Ausschreibungen ist man nicht an die formalen Vorgaben des Vergaberechts gebunden. Man unterscheidet bei privatwirtschaftlichen Ausschreibungsverfahren die Leistungsanfrage (Anfrage an potenzielle Lieferanten über einen skizzierten Bedarf), die Preisanfrage (Anfrage für detaillierten Bedarf mit unverbindlichen Preisen), die Aufforderung zur Angebotsabgabe oder die darauf aufbauende Aufforderung zur Angebotserweiterung.

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