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PRG Event Know-How - Agentur oder Eventproduzent ... Was ist der Unterschied
22.06.2014 White Paper zu Firmenevents

Eventagentur oder Eventproduzent?

Jeder, der nicht über die Kapazität oder das Know-how verfügt, eine Firmenveranstaltung selbst zu konzipieren und durchzuführen, wird sich irgendwann die Frage stellen, wer ihn bei seinem Projekt unterstützen soll.

Wenn es außer dem Anlass keine Vorgabe gibt, was inhaltlich eigentlich gewünscht ist, kann es sinnvoll sein, eine Eventagentur einzuschalten. In diesen Fällen wird zunächst häufig ein Pitch durchgeführt, bei dem mehrere Agenturen ihre Vorschläge und Ideen vorstellen. Kreation und Konzeption stehen dann häufig im Vordergrund der Entscheidung für oder gegen eine Agentur.

Sind jedoch Know-how und personelle Kapazitäten für die Realisation von Veranstaltungen beim Auftraggeber vorhanden, kann es auch sinnvoll sein, eine Event-Produktionsfirma zu beauftragen. Event-Produzenten beraten den Kunden bei der Ausarbeitung vom Ideen und Konzepten und übernehmen all die Aufgaben, die der Kunde nicht selbst ausführen kann oder möchte.

Event-Produktionsfirmen sind in der Regel an vielen Projekten beteiligt und verfügen über detailliertes Know-how über alle notwendigen Arbeitsschritte bei der Planung und Durchführung von Events. Häufig ist auch ein Fundus an Dekoration, Technik, Möbeln etc. vorhanden. Dadurch können nicht selten deutliche Einsparungen erzielt werden.

Heißt das, dass man von einer Event-Produktionsfirma keine kreativen Leistungen erwarten darf?

Nein, natürlich nicht. Auch der Event-Produzent leistet kreative Unterstützung in vielerlei Hinsicht. Es ist üblich, dass die gesamte Gestaltung, Dekobau, Lichtdesign etc. vom Produzenten erledigt wird. Die Entwicklung der Idee und Konzeption für die Veranstaltung gehört jedoch nicht zum Portfolio eines Produzenten. Sollten diese Leistungen gefragt sein, wird auch der Produzent eine Agentur hinzuziehen. In der Regel arbeiten die Produzenten bei fast jedem Event mit Agenturen zusammen. Die Frage ist nur, wer welche Aufgaben übernimmt und wer wen beauftragt:

1. Der Kunde beauftragt die Agentur und die Agentur die Dienstleister

oder

2. der Kunde beauftragt Agentur und Dienstleister direkt

oder

3. der Kunde beauftragt einen Eventproduzenten und dieser zieht Sublieferanten hinzu.

Zusätzlich gibt es Spezialagenturen, die sich zum Beispiel auf die Reiseplanung spezialisiert haben und nur diesen Aspekt einer Veranstaltung abdecken.

Wer ist denn jetzt der richtige Partner für meine Veranstaltung?

Das hängt zum einen davon ab, welche Leistungen Sie selbst erbringen können und möchten. Zum anderen ist es natürlich eine Kostenfrage. Je mehr Sie direkt beauftragen, desto günstiger wird es. Allerdings müssen Sie dann auch die Koordination übernehmen, was bei komplexen Veranstaltungen aufwendig sein kann.

Die Beauftragung eines Eventproduzenten ist der Mittelweg: In der Regel deckt der Produzent viele Gewerke mit eigenen Kapazitäten ab und spricht entweder Empfehlungen für die Leistungen aus, die Sie dann selbst beauftragen können oder nimmt die Fremdgewerke in seine Kalkulation auf. Die Koordination der Gewerke kann dann trotzdem beim Produzenten liegen.
Natürlich gibt es auch Agenturen, die so arbeiten - letztendlich ist alles eine Frage der Vereinbarung.

Welche Leistungen erbringen Eventproduzenten nicht?

Diese Frage kann nicht pauschal beantwortet werden, weil jeder Produzent seine Rolle anders definiert. Typische Leistungen, die nicht von Produzenten erbracht werden, sind zum Beispiel:

- Entwicklung der Veranstaltungsidee
- Corporate Design
- Werbung (Konzeption und Gestaltung)
- Teilnehmermanagement
- Reiseplanung für Gäste
- Sponsoring

Kurz zusammengefasst kann man sagen, dass die Agentur Ihre Schwerpunkte eher in den Bereichen Konzept und Organisation hat und der Produzent eher in der Planung und Durchführung.

Wo liegen die Vorteile, wenn man PRG als Event-Produzenten beauftragt?

PRG ist seit über 25 Jahren am Markt tätig und beschäftigt in Deutschland mehr als 200 festangestellte Mitarbeiter. Es werden jährlich mehrere hundert Veranstaltungen jeder Größenordnung und Gattung betreut. Dabei kann PRG auf hochqualifizierte Spezialisten aus allen Fachbereichen zurückgreifen. Entsprechend sind die Prozesse bei PRG sehr professionell und zuverlässig. Auch sehr individuelle Veranstaltungen können so routiniert organisiert und betreut werden.

Durch den Zugriff auf den größten Materialfundus weltweit kann PRG in der Regel sehr wettbewerbsfähig anbieten und alle Anforderungen erfüllen. Als deutsche Tochter eines US-Unternehmens mit mehr als 3000 Angestellten verfügt PRG ferner über finanzielle Sicherheit und ein internationales Netzwerk. Bei Veranstaltungen im Ausland kann auf über 40 Niederlassungen zurückgegriffen werden.

PRG bietet Kreativität, Zuverlässigkeit, Sicherheit und Vielfalt bei verantwortungsbewusstem Umgang mit Ressourcen. Unser Leistungsportfolio kann in dieser Form kein anderes Unternehmen in Deutschland erbringen.

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PRG - Einer der größten Ausbilder in Deutschland im Veranstaltungsbereich
18.06.2014 Erfahrungsbericht

Christian Wasser: Meine Ausbildung bei PRG

Mein Name ist Christian Wasser und ich bin seit August 2011 Auszubildender zur Fachkraft für Veranstaltungstechnik bei der PRG AG in Hamburg und ich möchte hier einen kurzen Erfahrungsbericht zu meiner Ausbildung geben.

In meinem Jahrgang haben gleichzeitig fünfzehn Azubis neu begonnen. Zwölf davon im Bereich Veranstaltungstechnik. Zu Beginn unserer Ausbildung erhielten wir eine Sicherheitsunterweisung für das Arbeiten im Lager und auf den Produktionen. Sicherheit wird bei PRG extrem großgeschrieben, was uns von Beginn an ein gutes Gefühl gab.
Ab der ersten Arbeitswoche der Ausbildung waren wir in den Arbeitsalltag fest integriert. Zunächst arbeiteten wir in den verschiedenen Bereichen im Lager Hamburg. Dazu gehören: Lichttechnik, Tontechnik, IT-/Videotechnik, Rigging, Einkauf, Warenwirtschaft, Elektrowerkstatt, Holz-/Metallbearbeitung sowie die Materialdisposition. Durch das Rotationsprinzip lernten wir die Mitarbeiter, die Abläufe und vor allem auch das technische Equipment sehr schnell kennen.
Ich persönliche finde dieses System sehr angenehm, da man ein Gemeinschaftsgefühl entwickelt und das Wichtigste ist, dass man den Umgang und die Vielfalt der verschiedensten Techniken noch vor der ersten Produktion kennenlernen konnte. Neben den Bereichsleitern war unser Ausbilder als Ansprechpartner für alle Probleme und Fragen stets für uns da.

Nach ein paar Wochen durften wir bereits an den ersten Produktionen teilnehmen, was für Auszubildende gearde am Anfang natürlich immer sehr spannend ist. Auch dort wurden wir sofort in das Team vor Ort integriert und aufgenommen. Es ist ein sehr gutes Gefühl, wenn man mit verantwortungsvollen Aufgaben beauftragt wird und diese selbständig oder unter Aufsicht von erfahrenen Kollegen erledigen kann und so zum Gelingen der Produktion beitragen kann.

Da PRG die größte Produktionsfirma für Veranstaltungen weltweit ist und viele verschiedene Projekte betreut, lernt man in sehr kurzer Zeit sehr viel Aspekte der Veranstaltungsbranche kennen. Dies ist auch ein großer Vorteil für den Berufsschulunterricht, da man im Lager und auf der Produktion ganz nebenbei sehr viel theoretisches und praktisches Wissen ansammelt, wovon man in der Berufsschule sehr profitiert.

Nach und nach wurden wir immer mehr auf Produktionen eingeteilt und konnten immer selbständiger arbeiten – immer mit dem Wissen, dass die Kollegen unsere Arbeit prüfen und jederzeit für Fragen und Hilfestellung zur Verfügung stehen.
Da die deutsche Niederlassung von PRG viele internationale Produktionen bedient, besteht für die Auszubildenden die Möglichkeit, auch im Ausland wertvolle Erfahrungen zu sammeln. Gerade was die Kommunikation mit den örtlichen Kunden und Kollegen auf Englisch und die verschiedene Arbeitsmethoden betrifft, wird man anfänglich doch vor Herausforderungen gestellt. Man gewöhnt sich aber schnell daran. Nach einiger Zeit empfindet man es als völlig normal, auf Englisch zum Beispiel mit russischen, englischen und französischen Kollegen zu kommunizieren und sich auf die unterschiedlichen Bedingungen in anderen Ländern einzustellen. Mir haben die Auslandseinsätze für meinen persönlichen Werdegang sehr wertvolle Erfahrungen gebracht.

Nachdem man alle Abteilungen Im Bereich Logistik durchlaufen und bei einigen Produktionen mitgewirkt hat, sind die Bereiche Kundenbetreuung (Account Management), Projektplanung, Buchhaltung und Verwaltung an der Reihe.
Ich bin jetzt in der Account- und Projektabteilung tätig, wo ich zunächst den kaufmännischen Teil von Veranstaltungen erlernen durfte. Man merkt jetzt auch, für welchen Fachbereich innerhalb der Veranstaltungstechnik man sich am meisten interessiert. Die Ausbildung zur Fachkraft für Veranstaltungstechnik ist extrem umfangreich und stellt tatsächlich nur eine Grundausbildung dar. Früher oder später ist es sinnvoll, sich auf einen Bereich zu spezialisieren. Das kann sowohl eine technische oder kreative als auch eine kaufmännische Ausrichtung sein. Für die kaufmännischen Tätigkeiten gibt es zwar auch die Ausbildung zum Veranstaltungskaufmann - bei PRG ist es aber so, dass auch die kaufmännischen Betreuer zunächst eine technische Ausbildung absolvieren, um die Kunden später kompetent beraten zu können.

Als ich bei der Planung von Produktionen mitwirken durfte, habe ich schnell gemerkt, dass mir die Planung und Organisation von Veranstaltungen sehr liegt und auch Freude bereitet. Auch hier erhielt ich immer mehr Vertrauen von meinen Kollegen und konnte Veranstaltungen teils selbständig planen und war vor Ort als Projektleiter-Assistent direkter Ansprechpartner für meine Kollegen und auch die Kunden.

Nach meiner bestandenen Prüfung im Juni 2014 bekam ich einen Vertrag als festangestellter Junior-Projektleiter bei PRG. Das Vertrauen und die Chance für mich ist mir sehr wichtig und bestätigt mich in meinem Handeln. Ich freue mich, dass aus meinem Ausbildungsjahrgang noch sechs weitere Auszubildende übernommen werden.

Sollte ich noch einmal vor der Wahl stehen, bei welchem Betrieb ich mich ausbilden lassen möchte, würde ich mich sofort wieder für die Ausbildung bei PRG entscheiden. Für mich bedeutete dies damals einen Umzug aus Stuttgart nach Hamburg, welcher sich für mich aber mehr als gelohnt hat.

Christian Wasser

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PRG Newsblog - Was Sie schon immer über die Künstlersozialabgabe wissen wollten?
14.06.2014 Know-how

Was Sie schon immer über die Künstlersozialabgabe wissen wollten

Wer zahlt die Künstlersozialabgabe für wen und wer profitiert davon?

Generell gilt in Deutschland folgendes Prinzip:

WER IST VERSICHERT UND WER MUSS ZAHLEN?

Freiberufliche tätige Künstler und Publizisten (das sind zum Beispiel Journalisten, Grafikdesigner, Autoren), die mit ihrer künstlerischen oder publizistischen Tätigkeit maßgeblich ihren Lebensunterhalt verdienen, müssen gemäß Künstlersozialversicherungsgesetz der gesetzlichen Sozialversicherung beitreten. Die Beiträge zur Renten-, Kranken- und Pflegeversicherung fließen an die Künstlersozialkasse (KSK) und von dort aus an die Träger der gesetzlichen Sozialversicherung (Renten-, Kranken- und Pflegeversicherung). Die KSK bringt dabei ca. die Hälfte der Beiträge auf, indem sie die Verwerter der Leistungen der Künstler mit einer speziellen Abgabe belastet, der Künstlersozialabgabe (KSA). Den Betrag, der über diesen Weg nicht zusammenkommt, trägt der Bund. Die andere Hälfte tragen die Künstler selbst bei. Dieses Verfahren ähnelt der Lastenteilung, wie sie zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern im Rahmen der allgemeinen gesetzlichen Sozialversicherung gilt. Allerdings tritt die KSK nur als Mittlerin zwischen die Beteiligten. Der Vorteil für die versicherten Künstler und Publizisten ist, dass sie nur ca. 50 % der Sozialversicherungsbeiträge selbst aufbringen müssen, ähnlich wie fest angestellte Arbeitnehmer. Der Nachteil für die Verwerter als Auftraggeber der Künstler ist, dass sie eine Künstlersozialabgabe, das heißt eine Art indirekten „Arbeitgeberanteils“, zahlen müssen. Unternehmen, die Werke und Leistungen von Künstlern und Publizisten gegen Entgelt verwerten, das heißt Dritten zugänglich machen, zahlen eine (sich jährlich verändernde) Künstlersozialabgabe in Höhe von 5,2 % (Stand 2014). Dieser Satz ist auf die Netto-Honorare aufzuschlagen, die in einem Jahr an freiberufliche Künstler und Publizisten gegen Rechnung gezahlt wurden, und unaufgefordert an die Künstlersozialkasse zu überweisen.

WER GILT ALS VERWERTER?

Generell sind alle Institutionen, die Leistungen von Künstlern verwerten, zur Zahlung der Künstlersozialabgaben verpflichtet, Privatpersonen jedoch nicht. Also alle privatwirtschaftlichen Unternehmen und Betriebe, alle öffentlich-rechtlichen Körperschaften und Anstalten, Kulturämter, eingetragene Vereine (e. V.) und andere Personen- sowie Kapitalgesellschaften. Auch die steuerrechtlich anerkannte Gemeinnützigkeit ändert nichts daran, dass die Künstlersozialabgabe gezahlt werden muss.
Unterschieden wird dabei allerdings zwischen Unternehmen, die typischerweise als Verwerter künstlerischer oder publizistischer Werke oder Leistungen tätig werden, zum Beispiel

- professionelle Theater (ausgenommen Kinos), Orchester und Chöre,
- Veranstalter, Theater-, Konzert- und Gastspieldirektionen,
- Rundfunk- und Fernsehanbieter,
- Hersteller von Bild- und Tonträgern,
- Werbeagenturen, Varieté- und Zirkusunternehmen.

Zur Künstlersozialabgabe sind darüber hinaus auch Unternehmen verpflichtet, die für eigene Zwecke Werbung oder Öffentlichkeitsarbeit betreiben und dazu nicht nur gelegentlich Aufträge an selbstständige Künstler oder Publizisten erteilen. Dies geht aus der Generalklausel in § 24 des Künstlersozialversicherungsgesetzes (KSVG) hervor. Damit gehören praktisch alle verkaufsorientierten Unternehmen zu den Abgabepflichtigen nach dem KSVG. Es müssen im Jahr mindestens viermal selbstständige künstlerische oder einmal jährlich publizistische Leistungen für erlösorientierte Zwecke des Unternehmens in Anspruch genommen werden oder es muss eine andere Regelmäßigkeit vorliegen, beispielsweise eine jährlich wiederkehrende Inanspruchnahme. Dann muss eine KSA gezahlt werden.

WIE WIRD ABGERECHNET UND BEZAHLT?

Zur Berechnung der Abgabenlast müssen alle Zahlungen (ohne Umsatzsteuer), die ein Verwerter im Lauf eines Jahres an selbstständige Künstler und Publizisten leistet, aufgezeichnet und addiert und mit dem jeweils geltenden Abgabesatz multipliziert werden. Das Ergebnis ist die für das jeweilige Jahr zu zahlende Künstlersozialabgabe. Sämtliche Nebenkosten, die einem Künstler oder Publizisten gegen Rechnung erstattet werden (zum Beispiel Materialkosten, Transportkosten, nachgewiesene Reisekosten), müssen in diese Berechnung einbezogen werden. Zahlungen an Nichtversicherte sind dabei ebenso aufzuzeichnen und zu melden wie etwa Zahlungen an ausländische Künstler und Publizisten. Ein abgabepflichtiger Unternehmer ist nur dann nicht abgabepflichtig, wenn er an eine juristische Person zahlt, beispielsweise eine GmbH oder einen e.V.. In diesem Fall muss die juristische Person selbst die Abgabe leisten, wenn sie Künstler unter Vertrag hat.

Die Künstlersozialabgabe wird aufgrund der erstmaligen Meldung des abgabenpflichtigen Unternehmens bei der KSK erhoben. Zunächst entscheidet die KSK dabei über die Abgabepflicht. Bestand schon vor der Meldung die Pflicht zur Zahlung der Abgabe, so droht eine Nachbelastung für die der Meldung vorausgegangenen fünf Jahre. Sodann hat das abgabepflichtige Unternehmen jährlich die im abgelaufenen Jahr an selbstständige Künstler/Publizisten gezahlten Entgelte bis zum 31. März an die KSK zu melden. Übersteigt die Künstlersozialabgabe eine gewisse Höhe, so hat das Unternehmen monatliche Vorauszahlungen zu leisten.

ZUSAMMENFASSUNG: DIE ZWÖLF REGELN ZUR KÜNSTLERSOZIALABGABE

1. Die Künstlersozialabgabe zahlt immer derjenige Verwerter, der in direkter vertraglicher Beziehung mit dem Künstler oder dem Publizisten steht.
2. Der Verwerter zahlt die Künstlersozialabgabe auf all diejenigen Nettobeträge, die an den Künstler oder Publizisten gegen Rechnung ausgezahlt werden, also auf die Gage und etwaige vom Künstler in Rechnung gestellte Nebenkosten.
3. Typische Verwerter zahlen die Künstlersozialabgabe immer.
4. Sonstige Verwerter zahlen laut § 24 KSVG (der sogenannten Generalklausel) nur dann die Künstlersozialabgabe, wenn sie regelmäßig oder mindestens vier Mal im Jahr Künstler engagieren. Bei Publizisten reicht ein Engagement pro Jahr.
5. Künstlersozialabgabe wird nur bei öffentlichen Veranstaltungen fällig. Rein betriebs- interne Veranstaltungen fallen nicht unter die Abgabepflicht.
6. Zahlungen an Körperschaften oder Kapitalgesellschaften sind abgabenfrei.
7. Für die Abgabepflicht ist es unerheblich, ob der Künstler oder Publizist selbst Mitglied der Künstlersozialkasse oder Ausländer ist – Die Künstlereigenschaft wird besteuert, nicht die Mitgliedschaft in der KSK.
8. Auch die Ausländersteuer einschließlich Solidaritätszuschlag ist abgabepflichtig
9. Der Künstler ist für sich selbst nie künstlersozialabgabepflichtig; allerdings muss er Künstlersozialabgabe für freberufliche Künstler zahlen, die er gegen Honorar verpflichtet.
10. Die Künstlersozialabgabe darf nicht an den Künstler gezahlt werden; der Verwerter muss sie an die KSK überweisen.
11. Ausnahme 1 von der Abgabepflicht: Pauschal erstattete und ausgewiesene Steuerfreibeträge (zum Beispiel Verpflegungsmehraufwand/Kilometerpauschale) sind abgabefrei (Achtung: ausschließlich die gesetzlich festgelegten Steuerfreibeträge).
12. Ausnahme 2 von der Abgabepflicht: Ein Vertreter ist nur ausnahmsweise zur Künst- lersozialabgabe verpflichtet, und zwar dann, wenn der Vertragspartner des Künstlers nicht selbst abgabepflichtig ist.

 

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