Ball, Gala, Empfang, Bankett etc.

Typische Anlässe für einen Ball bzw. ein Dinner Dancing oder eine Gala

Ob als Preisverleihung, Auszeichnung/Ehrung, Jubiläum, Abschlussball, Opernball, Karnevals- bzw. Faschingsball, Frühlingsball (und andere Jahreszeitenanlässe), gesellschaftliches Ereignis (u. a. für Berufsgruppen wie der Ball des Sports, Medizinerball usw.), Mottofest, Haus- und Schlossball, Scheunen- oder Dielenfest oder traditionelle Festzeltveranstaltung - der festliche Ball als gesellschaftlich anerkannte und wirkende Eventform ist häufig der krönende Abschluss einer Saison.

Ausgewählte Planungs- und Organisationsaspekte einer Ballveranstaltung

Druck der Einladungen, Anmietung von Saal, Stühlen und Tischen, Organisation und Miete von Beschallung, Beleuchtung und Saal- sowie Bühnendekorationen, Tisch- und Pflanzendekoration, Personaldisposition inkl. Hilfskräfte, Empfang, Hostessen, Garderobe, Platzanweisung, Sektbar, Tombola, Garderobenorganisation, Parkplatzservice, Programmheftredaktion und -gestaltung inkl. Anzeigenakquisition, Tisch- und Menükarten, Catering-Disposition, Einladungsszenario, Fotodokumentation, Organisation von Sicherheitsmaßnahmen sowie ggf. Verkehrslenkung

Typische Anlässe für einen Empfang bzw. Festakt

Amtsübergabe, Jubiläum, Geburtstag, Ehrung/Verleihung, Richtfest, Betriebseröffnung, Messestart, Premiere/Vernissage, politische Besuche, Tagungen/Kongresse

Abgrenzung: Empfang und Festakt

In der Regel dauert ein Empfang bis zu zwei Stunden, wobei die Gäste innerhalb der ersten 30 Minuten eintreffen und mindestens eine halbe Stunde zugegen sind. Ein Empfang dient dem Zusammenkommen von Persönlichkeiten, dem Vertiefen von Kontakten und dem zwanglosen Austausch von Kontakten und Ideen. Häufig wird eine Ansprache oder kurze Rede gehalten; es werden zu einem Empfang gerne kleine Häppchen sowie Getränke in Flying Buffet-Form gereicht – ggf. sind ein Buffet und Getränkestationen aufgebaut. Stehtische sowie Sitzgruppen prägen den lockeren Rahmen. Beim sogenannten Mittags- oder Vormittagsempfang kommt man in Tagesanzug oder -kombination, beim häufig festlicheren Abendempfang in Abendgarderobe oder dunklem Anzug.
Beim Festakt (auf Staatsebene auch Staatsakt genannt) werden Persönlichkeiten durch Unternehmen, Behörden oder Organisationen geehrt. Festakte sind i. d. R. etwa einstündige, würdevolle und feierliche Veranstaltungen, die zu ehrende Person wird hierbei in den Mittelpunkt gestellt. Der Saal ist häufig in Reihe mit Mittelgang bestuhlt, musikalische Programmpunkte (auch Hymnen), Reden, ein Bühnenbild sowie mediale und kulturell-künstlerische Einlagen kulminieren in der Übergabe eines Ehrensymbols an den Träger. Ein Empfang findet i. d. R. im Anschluss an den Festakt statt.

Typischer Ablauf eines Empfangs

• Begrüßung der Gäste am Empfangscounter inkl. Eintragung in das Gästebuch
• kurze Begrüßung durch Gastgeber im Saaleingangsbereich
• Begrüßungsgetränk
• anmoderierende Begrüßung durch Gastgeber
• Rede(n)
• zwangloser Austausch und persönliche Verabschiedung

Holding Room

Die Ehrengäste, die häufig in den ersten Saalreihen platziert sind, können sich vor einem Festakt in einem gesonderten Raum aufhalten und versammeln, der mit Erfrischungen und Sitzmöglichkeiten ausgestattet ist. Von dort aus geht man i. d. R. geschlossen in den Saal; der Festakt beginnt umgehend, nachdem die VIP-Gäste Platz genommen haben.

Komponenten eines Social Events (Charity-, Spenden- oder Benefiz-Gala)

Ein Social Event ist eine Veranstaltung, die gemeinnützigen Zwecken, einem gesellschaftlichen Anliegen oder einem guten Zweck dient. Typische Komponenten:

• Festakt mit verlängertem thematischen Programm und Bühnen-Potpourri
• Empfang inkl. Bewirtung
• Party mit Ballcharakter

Fundraising

Mit Fundraising meint man das Besorgen von Mitteln; ein Topf mit Geld (Fond/Fund) soll gefüllt werden. Dies kann durch die Beantragung öffentlicher Mittel, Spenden oder auch durch Sponsoring-Elemente erreicht werden. Im Gegensatz zum Sponsoring wird durch die Geldgeber dabei i. d. R. auf eine Gegenleistung verzichtet.

Corteggierung

Mit Corteggierung meint man den Aufbau einer Wagenfolge. Neben Sicherheitsfahrzeugen fährt der ranghöchste Wagen an der Kolonnenspitze. Ausnahmen gelten für Prozessionen und Aufzüge. (Der Ehrenplatz ist hier i. d. R. hinten und manchmal auch in der Mitte des Aufzugs.)

Placement bzw. Sitzspiegel/Platzierungsschema

Ein Sitzspiegel bzw. ein Placement ist eine Skizze der Sitz- und Tischordnung. Häufig wird diese neben einer PC-basierten Printvariante auf Magnettafeln angefertigt, um schnell auf notwendige oder sich ergebende Veränderungen reagieren zu können. Das Platzierungsschema ist der unsichtbare Aushang mit Kopffotos für die Bedienung, die das Erkennen von Prominenz erleichtern soll. Nützlich sind auch Placement-Karten (auch Führungskärtchen genannt), die es dem Gast ermöglichen, seinen Platz zügig zu finden. Beachten Sie beim Anlegen des Sitzspiegels sowohl die Rangordnung als auch die Etikette und berücksichtigen Sie Animositäten zwischen potenziellen Gästen.

Platzierungszonen und Sitzordnung

Platzierungszonen bei Veranstaltungen mit geladenen Gästen sind Bereiche, die bestimmten Gruppen Platz bieten oder eine Hierarchiefolge verorten. Bei Veranstaltungen mit Ticketverkäufen sind Platzierungszonen bestimmte Platzkategorien, häufig kosten hier die besseren Plätze mehr als die sogenannten billigen Plätze.
Der hochrangigste Gast sitzt i. d. R. rechts neben dem Gastgeber, die Partnerin des hochrangigsten Gastes zu dessen Rechten. Bei Blocktafel-Bestuhlung ist auch möglich: hochrangigster Gast gegenüber dem Gastgeber, rechts daneben die Gattin. Je weiter der Platz eines Gastes vom Gastgeber entfernt ist, desto niedriger ist die Rangstufe.

Abgrenzung: Bankett und Bankettabteilung

Ein Bankett ist ein hochwertiges, gesetztes, vier- bis fünfstündiges Essen am Abend, meistens zu Ehren eines hochgestellten Gastes oder zu einem anderen besonderen Anlass. Es gilt als Symbol für die Repräsentationskunst des Gastgebers. Bei größeren Bankettveranstaltungen sind angemessene Sicherheitsmaßnahmen geboten, ggf. eine Notarztbereitschaft zu organisieren, verkehrssteuernde Maßnahmen zu ergreifen und eine Medienbegleitung zu stellen.

Die Bankettabteilung in einem Hotel ist so etwas wie die hotelinterne Eventabteilung; sie betreut das Tagungs- und Veranstaltungsgeschäft sowie die Vermarktung der Veranstaltungsräume und kümmert sich z. B. um:

• die Akquisition und Betreuung von Mietern bzw. Kunden
• die Ausstattung und Dekoration der Räume inkl. Bestuhlung und angeforderter Technik
• die Organisation und den Verkauf des Caterings (auch F&B – Food and Beverage genannt)
• sowie ggf. die Bereitstellung von angefragten oder möglichen Programminhalten