(Konzert-) Tourneen

Abgrenzung: standortgebundenes Geschäft zu Tourneegeschäft

Das Standortgeschäft kann einerseits als der Betrieb fester Kultur-, Theater- oder Konzerthäuser sowie auch Fest- und Tanzveranstaltungen beschrieben werden, welche die regionale Event-Versorgung der Bevölkerung in häufig fest betriebenen Veranstaltungsstätten sichert. In der Regel tritt hier ein Veranstalter auf, der entweder eine Location betreibt oder anmietet und dem Besucher i. d. R. eine Eigenproduktion anbietet. Auch feste Bühnen- oder Mehrzweckhäuser mit häufig festen Ensembles sind zum standortgebundenen Geschäft zu rechnen.

Im Tourneegeschäft bietet ein Produzent eine Produktion an, mit der er überregional durch die Lande reist und die er passenden (häufig standortgebundenen) Veranstaltern und Locations als Gastspiel anbietet. Tourneeproduktionen bilden im Zusammenspiel mit den standortgebundenen Strukturen das Rückgrat der Kulturversorgung in Deutschland.

Beteiligte im Konzert- und Kultursegment auf Tourneeebene (Privatwirtschaft)

Das System, in dem die typischen Beteiligten eines professionellen Rockkonzerts oder auch eines kulturellen Stadthallen-Gastspiels zusammenarbeiten, lässt sich für originär deutsche Produktionen mit der sogenannten Public-Event-Treppe beschreiben:

Der Künstler ist dabei häufig die Ausgangsgröße einer Tourneeproduktion. Die Treppenstufen 2 (Manager), 3 (Produzent) und 4 (Booker) sind an der Erstellung, der Vermarktung und dem Vertrieb des „Großhandels“-Produkts (beispielsweise einer Tourneeproduktion) beteiligt. Im kaufmännischen Zentrum steht hier der Produzent, der das wirtschaftliche Risiko einer Produktion trägt und diese vorfinanzieren muss. Der Produzent ist diejenige Person oder Institution, die eigenverantwortlich, im eigenen Namen und auf eigene Rechnung mit Produktionsmitteln eine Produktion erstellt. Die Treppenstufen 5 (Veranstalter), 6 (Location) und 7 (Vorverkauf) bringen die Produktion vor Ort zum Endverbraucher, d. h. zum Zuschauer. Im kaufmännischen Zentrum steht hier der Veranstalter, der das wirtschaftliche Risiko der Einzelveranstaltung trägt und im Mittelpunkt der wesentlichen Vertragsbeziehungen steht. Veranstalter laut Gewerbeordnung ist diejenige Person oder Institution, die eigenverantwortlich, im eigenen Namen und auf eigene Rechnung eine Veranstaltung durchführt.

Erweiterte Rollen im internationalen Geschäft

Wenn Produktionen aus dem Ausland übernommen werden, sieht die Zusammenarbeit globalisierungs- und produktionsbedingt etwas anders aus. Internationale Topkünstler werden durch global agierende Produzenten vertreten. Diese arbeiten weltweit und bieten ihre Künstler auf dem internationalen Markt an. Oft betreiben diese weltweit operierenden Veranstaltungsunternehmen auch nationale Ableger, die dann wiederum die Partnerrolle des nationalen Tourneemanagements übernehmen (z. B. ist die führende US-amerikanische Firma Live Nation beim deutschen Tourneeveranstalter Marek Lieberberg beteiligt, der wiederum zu CTS EVENTIM gehört). Die internationale Agentur und der nationale Tourneemanager schließen dafür einen Tourneevertrag ab. Der nationale Tourneemanager bietet das Thema dann potenziellen örtlichen Durchführern für Einzel-Gigs und Festivals mit recht langfristigem Vorlauf an bzw. veranstaltet mitunter auch selbst.
Die Koordination ist notwendig, damit Europa- oder Welttourneen wie aus einem Guss erscheinen, obwohl unterschiedliche nationale Tourneemanager diese als nationale Tourneen veranstalten. Da die Belastungen für eine Band oder einen Künstler während einer solch großen Tournee sehr groß und Termine knapp sind, kann man davon ausgehen, dass die Gesamtzahl von Gastspielterminen limitiert ist und die jeweiligen nationalen Termine vom Künstlermanagement nach Prioritäten der Band, ihrer internationalen Agentur oder Wünschen der Plattenfirma vergeben werden.

Unterschiede zwischen Künstlermanager und Künstlervermittler (Agent)

Manager und Agenten unterscheiden sich in Umfang und Tiefe ihrer Tätigkeit für den Künstler. Beide sind Stellvertreter für den Künstler und arbeiten in dessen Auftrag vermittelnd. Manager arbeiten dabei i. d. R. umfassend für einen Künstler, sie schließen die Verträge für den Künstler ab und kümmern sich auch sonst um das wirtschaftliche und karrieremäßige Wohlergehen des Künstlers. Dabei haben sie häufig eine Generalvollmacht inklusive Unterschriftsvollmacht, d. h., sie führen alle Geschäfte des Künstlers und unterschreiben auch für diesen. Häufig führen sie ein sogenanntes Treuhandkonto für den Künstler.

Auch Künstlervermittler (Agenten/Booker) schließen Verträge für Künstler ab, allerdings i. d. R. nur punktuell. Sie führen nicht alle Geschäfte des Künstlers. Allerdings kann es vorkommen, dass sie für den Künstler unterschreiben und gegebenenfalls auch ein Treuhandkonto für ihn führen.
Häufig stellt sich diese Frage nicht, da vor allem bekannte Künstler und Produzenten nur mit einem exklusiven Booking-Agenten zusammenarbeiten, d. h. überhaupt nur über diesen Ansprechpartner zu buchen sind. Manche Künstler/Produktionen haben für bestimmte Segmente unterschiedliche Agenten (Comedians z. B. üblicherweise getrennt für TV, Live-Gastspiele und das sogenannte Gala- bzw. Firmenkundengeschäft). Nur selten kann man einen Künstler persönlich oder über mehrere parallel anbietende Agenturen buchen. Veranstalter sollten i. d. R. nicht versuchen, Künstler direkt zu buchen, schon gar nicht, nachdem der erste Kontakt über eine Agentur oder das Management gegangen ist. Nicht nur, dass so ein Vorgehen zu Verstimmungen beim Agenten bzw. Management führen kann; Agenten erfüllen ihre Aufgaben – wie das Versendung von Materialien, der Vertragsabwicklung – auch i. d. R. wesentlich verbindlicher und professioneller als der häufig in diesen Dingen doch eher chaotisch agierende Künstler.

Unterschiede zwischen Tourneemanager (Produzent) und Künstlervermittler (Agent)

Produzenten (auch Tourneemanager bzw. Gastspieldirektion genannt) nehmen Künstler unter Vertrag und erstellen komplette Produktionen, die sie dann beispielsweise als Gastspiel an Veranstalter verkaufen. Die Direktionen übernehmen dabei meistens die organisatorische, rechtliche und wirtschaftliche Verantwortung sowie das unternehmerische Risiko (Gewinn-/Verlustrisiko).

Agenten vermitteln i. d. R. auf Provisionsbasis Auftritte an einen Veranstalter, dabei treten sie vermittelnd als Stellvertreter auf für einen solchen Produzenten oder auch für einen Künstler selbst, wenn dieser sein eigener Produzent ist

Unterschied zwischen Tourneemanagement und örtlicher Durchführung

Ein Tourneemanager tritt häufig als Produzent einer Tourneeproduktion auf, der örtliche Durchführer ist i. d. R. sein Vertragspartner und tritt als regionaler Veranstalter in Erscheinung. Natürlich kann auch eine Band bzw. ein Künstler als Eigenproduzent agieren; ebenso kann natürlich ein regionaler Veranstalter auch eine Eigenproduktion präsentieren. Bei einer überregionalen Tournee ist es jedoch sinnvoll und auch üblich, dass Bands und Künstler mit einem Tourneemanagement zusammenarbeiten.
Das Tourneemanagement schließt mit der Band oder dem Künstler einen Vertrag über die Durchführung und meistens auch über die Produktion einer Tournee ab. Es fungiert dann häufig zusätzlich als Booker bzw. arbeitet mit einem solchen zusammen und sucht Local Promotor (örtliche Durchführer) als Partner, welche an den Gastspielorten die Aufgabe des Veranstalters übernehmen. Dieser örtliche Veranstalter mietet i. d. R. für den Auftritt („Gig“) eine Location („Venue“) an. Zwischen Tourneemanager und Veranstalter wird ein Gastspielvertrag geschlossen. Die Aufgaben und die Kosten werden dabei auf die beiden Vertragspartner verteilt.

Aufgabenverteilung zwischen Tourneemanagement und örtlichem Durchführer (Local Promotor)

Bei mittelgroßen Produktionen sind die Zuständigkeiten zwischen den Vertragspartnern häufig folgendermaßen aufgeteilt:

Tourneemanagement (Produzent)zahlt die allgemeinen Tourneekosten inkl. Künstlerhonorar (Gage):

• Steuern (Umsatzsteuer, ggf. Ausländersteuer)
• Künstlersozialabgabe (wenn er der Produzent der Show ist)
• Werbung überregional und für den Verkauf der Tour
• Tourneeproduktionskosten (z. B. Probenräume, Instrumente, Backline, Choreograph)
• Personalkosten für mitreisendes Personal (z. B. Lichtregie, Tonregie Front, Tonregie Monitor, Backliner, Tourneeleiter, Head of Security/Sicherheitschef)
• Transportkosten für Künstler und mitreisendes Personal
• Kosten für Fahrzeuge
• überregionale Einrichtung des Vorverkaufs beim Systemanbieter (z. B. CTS EVENTIM)

Örtlicher Durchführer (Veranstalter) zahlt die örtlichen Veranstaltungskosten:

• Gage lt. Vertrag
• Locationmiete
• Abgaben (z. B. GEMA, ggf. Vergnügungsteuer) 
• Werbung regional
• örtliches Personal (z. B. Hands, Einlass, Garderobe, Local Security)
• alle aus dem Gastspielvertrag und der Bühnenanweisung inkl. Technical Rider resultierenden Kosten (z. B. Public Adress – die an das Publikum gerichtete Tonanlage, Lichtanlage, Hotelkosten Crew und Künstler, Catering Künstler und Crew)
• regionale Einrichtung des Vorverkaufs
• Gebühren für Vorverkaufsstelle und Ticketing-Systemanbieter (z. B. CTS EVENTIM) 

Inhalte einer Bühnenanweisung

Die Bühnenanweisung wird i. d. R. im Sinn und Auftrag des Künstlers durch den Produzenten erstellt und über den Booker dem Veranstalter zugestellt. Bühnenanweisungen regeln Anforderungen an den Veranstalter, die dieser vorzubereiten hat. Angefordert werden i. d. R. gewünschte und notwendige technische Ausstattungselemente der Bühne und der Location. Typisch sind z. B. Tonanforderungen, Lichtwünsche, Backline-Bedarf (Instrumente/Verstärker), Garderobenbedarf, Catering-Wünsche und ggf. Hotelspezifikationen. Die Bühnenanweisung muss i. d. R. im Vorfeld der Veranstaltung vom Veranstalter gegengezeichnet werden. Eine Bühnenanweisung kann aufgegliedert sein in einen Technical Rider und einen Stageplot.
Abweichungen sollten unbedingt im Vorfeld des Gastspiels geklärt werden und eventuelle Abweichungen gilt es separat zu vereinbaren. Bühnenanweisungen sind Wunschlisten, von denen Abweichungen durchaus üblich sind, aber sie müssen eben abgesprochen werden. Ein reibungsloser Ablauf eines Gastspiels kann durch einen Veranstalter, der nicht abgestimmte Abweichungen von der Bühnenanweisung vornimmt, erheblich gestört werden. Dies kann in seltenen, extremen Fällen zum Abbruch des Gastspiels und zu Streit über die Zahlung der Gage oder einer Konventionalstrafe führen. Es empfiehlt sich immer eine direkte Abstimmung zwischen den örtlichen Technikern für Licht, Ton usw. und den Technikern der Künstler, wenn Abweichungen von der Bühnenanweisung vereinbart werden sollen. Nehmen Sie die Anforderungen nach Aufbauhelfern ernst und halten Sie sich an die diesbezüglichen Vereinbarungen.

Abgrenzung: Technical Rider und Stageplot

Der Technical Rider ist im englischen Sprachraum das, was wir im Deutschen eine Bühnenanweisung nennen. In deutschen Bühnenweisungen kann der Technical Rider das Kapitel mit den explizit technischen Anweisungen darstellen. Ein Stageplot ist Teil eines Technical Riders: die aufrissartige Zeichnung einer Bühne mit der visuellen Verortung von Monitorplatzierungen, Instrumentenübersichten, Backline-Anforderungen, Strombedürfnissen usw.

Typische Schritte in der Tourneeproduktion bzw. -organisation

• Kontakt zu den Künstlern: Künstler bzw. deren Manager oder auch deren Plattenfirma suchen einen Tourneeproduzenten bzw. ein Tourneeproduzent zeichnet einen vielversprechenden Nachwuchs-Act.
• Analyse des Marktpotenzials: Ausloten von Zielgruppen, potenziellen Locations, Größenordnungen, potenziellen Vertrags- und Geschäftspartnern
• Vertrieb/Booking: Vertragsakquisition, Routing, Vertragsverhandlungen und -abschlüsse
• Programm: Inhalt des Set, Bühnenlayout, Kostümbild, Vorgruppe, Bühnenanweisung, Proben
• Logistische Planung: Fahrtlogistik, Personalplanung, Equipment-Planung, technische Planung
• Kalkulation: Produktionskostenkalkulation, Tageskostenkalkulation, Break-Even-Berechnungen
• Tourneevorbereitung: Konkrete Fahrt- und Personaldisposition, vorverkaufsorientierte Ticketing-Abrechnung, veranstalterorientierte Einzelvorbereitung
• Tourneeabwicklung: Durchführung der Tournee, Abrechnung, Tagesabwicklung
• Nachbereitung: Dokumentation, Schäden- und Problemabwicklung, Endabrechnung, Planung der nächsten Tournee

Unterschied Tourneemanager und Tourneeleiter

Der Tourneemanager ist i. d. R. eine Firma und sowohl der wirtschaftliche als auch der ausführende Produzent einer Tournee.
Der Tourneeleiter arbeitet i. d. R. für den Tourneemanager und begleitet die Tourneeproduktion zu den einzelnen Gastspielen. Er kümmert sich um alle Belange der Produktion, insbesondere um die Vertretung der Interessen des Tourmanagers gegenüber dem örtlichen Durchführer.

Typische Aufgaben eines Tourneeleiters an einem Tourneetag

Zu den Hauptaufgaben eines Tourneeleiters gehören die Überprüfung der Einhaltung von Vertragsinhalten, der Bühnenanweisung sowie des Technical Riders. Darüber hinaus ist er für die kaufmännische Abwicklung und Abrechnung gegenüber dem örtlichen Durchführer und tourneeintern verantwortlich. Das Führen und immer neue Motivieren der Tour-Crew gehört genauso zu seinen Aufgaben wie das Organisieren der Fahrten und Fahrzeuge, die Organisation von Unterkunft und Verpflegung sowie die Betreuung von Presse, Fans und Sponsoren. Er kümmert sich auch um die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften vor Ort. Die Position umfasst viele spannende, jedoch auch sehr anstrengende Facetten – sie reichen vom Projektleiter bis hin zum Mädchen für alles.

Der „richtige“ Veranstaltungstermin

Bevor man einen Termin für ein Gastspiel bzw. für eine Veranstaltung fixiert, sollte man zunächst Aspekte wie Wochentag, potenzielle Zuschauerakzeptanz und saisonbedingte Erfahrungen berücksichtigen. Auch Konkurrenzveranstaltungen sowie sportliche oder gesellschaftliche Großereignisse (Fußballübertragungen und Ferien sowie Feiertage) können eine wichtige Rolle spielen. Eine Abstimmung von Veranstaltungen im eigenen Segment unter den regionalen Anbietern ist ob der häufig kleinen Segmentmärkte einem wettbewerbsorientierten gezielten Platzieren von konkurrierenden Veranstaltungen sicherlich vorzuziehen, wenn es der lokale Markt ermöglicht.

Abgrenzung: Routing, Anschlusstermin, Off-Tag und Gebietsschutz

Bei den Planungen und Verhandlungen über ein Gastspiel kommen diese Begriffe häufig vor. 
Mit Routing ist das planende Festlegen der Tourneeroute gemeint. Dabei spielen folgende Aspekt eine wesentliche Rolle: Verfügbarkeit des Künstlers, logische, logistische und zeitliche Reihenfolge der nacheinander folgenden Auftritte, Eignung der Gastspielorte.
Anschlusstermine sind Termine, die zeitlich und logistisch gut passen, d. h., der Künstler plant vor oder nach dem möglichen Termin beim verhandelnden Veranstalter ein Gastspiel, das vom Ablauf und von der Wegstrecke aus betrachtet ‚auf dem Weg’ liegt.
Off-Tage sind Tage, an denen während einer Tour keine Gastspiele stattfinden, die Travel Party (Tourneebesatzung) aber ggf. noch unterwegs ist. Als einzelnen Off-Tag bezeichnet man einen nicht verkauften Tag zwischen zwei Tourneeterminen. Der Tourneemanager möchte Off-Tage aus Kostengründen möglichst vermeiden; es ist jedoch manchmal nicht möglich, jeden Tag zu verkaufen. Durchgehende Tourneen setzen eine hohe Marktakzeptanz und eine hohe Nachfrage voraus.
Gebietsschutz bedeutet, dass der Künstler vor und nach dem Auftritt für einen festgelegten Zeitraum nicht in einem bestimmten Umkreis spielen darf.

Typische Pflichten des Veranstalters

Der Veranstalter muss i. d. R. folgende Leistungen übernehmen: Location-Bereitstellung, örtliche Technik, örtliche Personalgestellung, örtliche Dienste, Künstler- und Crewcatering, Hotelübernachtung, GEMA (alternativ Direkt-Tantiemen lt. Großem Recht), ggf. Künstlersozialabgabe. Fahrtkosten werden seitens des Veranstalters i. d. R. nicht übernommen und müssen in die Gagenforderung einkalkuliert werden.

Typische Aufgaben eines Veranstalters am Veranstaltungstag

Der Veranstalter (Local Promoter bzw. Örtlicher Durchführer) kümmert sich i. d. R. um folgende Aspekte:

• Abwicklung gegenüber der Location. 
• Führung des örtlichen Personal (z. B. Hands, Einlass, Garderobe, Local Security)
• Einhaltung aller aus dem Gastspielvertrag und der Bühnenanweisung inkl. Technical Rider resultierenden Kosten (z. B. P.A. – die an das Publikum gerichtete Tonanlage, Lichtanlage, Hotelkosten Crew und Künstler, Catering Künstler und Crew) 
• Abrechnung von Abendkasse und Vorverkaufs
• Abrechnung mit dem Tourneemanagement
• Einlasskontrolle und Security vor Ort
• Abbau und Übergabe der Location

Ticketing und Ticketvertrieb

Ticketing nennt man zum einen den Prozess der Preisfindung einer Eintrittskarte, zum anderen den Prozess der Organisation des Ticketabsatzes. Vertrieb über Ticketing-Systemanbieter (z. B. CTS EVENTIM oder ticketmaster) bzw. Vorverkaufsstellen, Telefonhotline, Internet, Direktverkauf, Medienpartner

Typische Angaben auf einem Veranstaltungsticket

• Künstlername bzw. Name der Veranstaltung
• Tag, Datum, Uhrzeit, gegebenenfalls Einlasszeit und Uhrzeit des Beginns
• Ticketpreis, darin inbegriffen Mehrwertsteuer, ggf. etwaige Vorverkaufsgebühr, Systemgebühr, etwaige Zusatzgebühr zur Refundierung, z. B. Gebühr für TV-Kooperationspartner oder Werbepauschale
• Location, Eingang, Sitzplatznummer
• Name des örtlichen Durchführers/Veranstalters
• Systemanbieter
• ggf. Sponsoren/Medienpartner
• Kartennummer, Abrissstelle, Sicherheitsmerkmale wie Hologramm, Strichcode usw.