Tagungen, Incentive, Kongress, Konferenz

MICE

MICE steht für ‘Meeting, Incentive, Congress and Event’. Manchmal wird der Begriff Congress auch mit Conference oder Convention ersetzt. Es handelt sich hierbei um die hotel- und gastronomieeigene Bezeichnung des eher konservativ ausgerichteten Teilbereichs der kongress- und tagungsorientierten Veranstaltungswirtschaft. Als weiterer Begriff wird synonym Tagungswirtschaft oder Tagungsindustrie benutzt (Meetings Industry).
Typische MICE-Veranstaltungsorte: Konferenz-, Tagungs- und Kongresszentren, Messehallen, Messeveranstalter, Mehrzweckhallen, Stadthallen, Tagungs- und Konferenzhotels, PCO (Professional Congress Organizer), Ämter, Rathäuser, Bürgerhäuser, Gästehäuser, tagungsorientierte Verbände, spezialisierte Dienstleister, Universitäten/Akademien usw.

Zwischen den Bezeichnungen Marketing Event, Ball - Gala - Empfang - Bankett und MICE gibt es Schnittmengen. Eine eindeutige Zuordnung ist nicht immer möglich.


Kriterien MICE-Location

Lage, Verkehrsanbindung, Infrastruktur, Ausstattung, Raumeignung/Raumangebot, Belegungskapazität, Technik, Teilnehmerverpflegung, Serviceangebote, Übernachtungsmöglichkeiten, Freizeiteinrichtungen/Entertainment

Typische Konferenzraumausstattung

Bestuhlungsmobiliar, Namensschilder, National- oder Firmensymbole (z. B. Tischwimpel), Logobanner, Schreibmaterial, Dekoration, Konferenz- bzw. Tagungstechnik, Dolmetscheranlage


Typische Bestandteile einer Konferenz- bzw. Tagungstechnik inkl. Medien

Flipchart und -papier, Filzschreiber, Whiteboard und Stifte, Magnettafel, Kartenständer, Zeigestock, Zeigelampe, Folien/Folienstifte, Leinwand, Metaplanstellwände, Metaplankoffer mit Zubehör, Metaplanpackpapier, Overheadprojektor, Filmprojektor, Diaprojektor, DVD- bzw. Videoanlagen-System, (Betamax/VHS/VCR), Bänder, Monitor/Beamer, Leinwand, Personalcomputer, Drucker, Software, Verbindungskabel, Schnittstellen, Lautsprecheranlage, Diskussionsanlage, Mikrofone (Stand-, Funk-, Handmikrofon), CD-Player, Audio-Verstärkeranlage (PA), Simultan-Übersetzungsanlage, Diktiergeräte, Telefonanschluss, Steckdosen/Mehrfachstecker/Verlängerungskabel, Gong/Glocke für das Rednerpult, Reservematerial/Ersatzteile, Klimatisierung, Belüftung, Heizung, Beleuchtung, Verdunkelung, Lärmschutz, Dekoration


Typische Bestandteile einer Konferenz- bzw. Tagungsmappe

Inhaltliche Unterlagen, Tagesordnung, Teilnehmerverzeichnis, Stadtplan, Kulturkalender/ Sehenswürdigkeiten, Fahrplan ÖPNV usw.


Ausstattung Konferenzsekretariatsbereich

Schreibservice, Hilfskräfte, Telefon/Telefax/Mailaccounts, PC/Internet, Schreibtische, Besprechungstisch, Kopiergerät, Ausgabestelle für Informationsmaterialien, An- und Abreiseberatung, Presseansprechpartner, Funksysteme und Sicherheit, Medikamente, ggf. Sanitätsstelle, Aufenthaltsraum für Fahrer und Personenschutz, evtl. Räume für Presse, Dolmetscher


Phasen und Bestandteile eines Einladungsszenarios für eine Tagung bzw. ein Seminar 

  • Inhalt und Gestaltung: Text, Design, Fristenterminierung, Form (z. B. Klappkarte, Faltblatt, Brief), Druck, Konfektionierung
  • Terminblocker: Ankündigung der Veranstaltung
  • Einladung inkl. Anmeldebogen: Anmeldeinformation des Veranstalters, Seminartitel, Termin, Beginn/Ende, Seminarort, Übernachtungsmöglichkeiten, Zimmerreservierungsverfahren, Ansprechpartner
    Vor- und Nachname, Funktion, dienstliche Position, Unternehmen/Behörde, Workshopwahl, Buchungswunsch Hotelzimmer, Datum und Unterschrift
  • Einladungsversand Stufe 1: Einladung (Karte oder persönliches Schreiben), Antwortkarte mit Rückmeldedatum, ggf. Angabe von Begleitpersonen, Fragebogen (Anreiseart, Hotelreservierung, Begleitung, Teilnahme am Rahmenprogramm), Informationsunterlagen (Thema, Tagesordnung, Konferenz-/Tagungsablauf, Rahmenprogramm)
  • Rückantwortphase: Daten aufnehmen und verarbeiten; Zusagen, Absagen, Vertretung, Begleitung, Wünsche, Besonderheiten
  • Anmeldebestätigung: Dank für Anmeldung, ggf. Bestätigung des Unterbringungswunsches, Anschrift und Prospekt des Hotels, Fahrtskizzen für Anreise per Auto, Lageplan und Parkmöglichkeiten, Transfer-Hinweise, Kleidungsempfehlung, Hinweis zu Freizeiteinrichtungen
  • Versand Stufe 2: Teilnahmebestätigung, Hinweise (Ansprechpartner, Hoteladressen, Fahrpläne usw.), evtl. Rechnung für Teilnehmergebühr, Anfahrtsskizze, Lageplan/Veranstaltungsstätte, Parkhinweise, Parkkarte
  • Teilnehmerliste: laufende Nummern, Nachname/Titel, Vorname, Funktion, Unternehmen/Behörde (Adresse, Tel.), Hotel (Adresse, Tel.), Besonderheiten
  • Veranstaltungsunterlagen: Zeitplan des Seminars (Arbeitszeiten, Pausen, Rahmenprogramm), Übersicht über Lernziele und inhaltliche Schwerpunkte, ggf. Fachunterlagen, Literaturhinweise, ggf. Liste von mitzubringenden Unterlagen, Teilnehmerliste, Informationen zu den Dozenten, ggf. Formulare zur Abrechnung von Reisekosten

An Dozenten, Referenten, Moderatoren und Künstler im Rahmenprogramm werden nach Eingang der Zusagen zusätzlich zu den Teilnehmerunterlagen noch folgende Unterlagen versandt: Dozentenvertrag, Zusatzvereinbarungen, methodische und didaktische Hinweise, Honorarabrechnung und Reisekostenabrechnung (Formblätter); am Ende noch ein Dankesschreiben.


Corporate Social Responsibility-Maßnahmen (CSR)

CSR bedeutet Corporate Social Responsibility. Eine CSR-Maßnahme kann umgesetzt werden durch Unterstützung von Tafeln, Mitarbeiterbeteiligung an sozialen Projekten, Beschäftigung und Inklusion von Behinderten, ein Diversity-Management (Förderung der kulturellen und sozialen Vielfalt unter fördernder Einbeziehung von Migranten, Senioren und Randgruppen), Positionierung von Frauen in Führungspositionen, C02-kompensierende Mobilitäts- und Produktionslösungen, Workshops und Schulungen zur Nachhaltigkeitsförderung, Umsetzung solcher Maßnahmen in Prozess- und Bestellvorgängen.


Umweltverträglichkeitsprüfung

Die Umweltverträglichkeitsprüfung (UVP) ist ein gesetzlich vorgesehenes systematisches Prüfungsverfahren, mit dem die unmittelbaren und mittelbaren Auswirkungen von Vorhaben bestimmten Ausmaßes auf die Umwelt (Natur, Gesellschaft, Wirtschaft) im Vorfeld der Entscheidung über die Zulässigkeit des Vorhabens festgestellt, beschrieben und bewertet werden. Umweltverträglichkeitsprüfungen ermitteln, beschreiben und bewerten die Auswirkungen auf die umweltbezogenen Schutzgüter. Dies sind die Menschen, einschließlich der menschlichen Gesundheit, Tiere, Pflanzen und die biologische Vielfalt, Boden, Wasser, Luft, Klima, Landschaft, Kultur- und sonstige Sachgüter sowie die Wechselwirkung zwischen diesen. Bei Großveranstaltung könnten die Grundlagen analog angewendet werden. Für Veranstaltungen ist sie nicht verpflichtend.


Incentives

Ein Incentive-Event ist eine motivationsorientierte Veranstaltung mit Anreiz- bzw. Belohnungscharakter.
Unternehmen setzen Incentive-Events überwiegend zur Motivation oder Honorierung von Mitarbeitern und Geschäftspartnern ein, manchmal auch zur Kundenbindung.


Abgrenzung: Incentive-Event und Incentive-Reise

Incentive-Event:

Veranstaltung mit Anreizcharakter und nachhaltiger emotionaler Wirkung, eingebettet häufig in personal-oder vertriebsorientierte Eventmarketing-Zusammenhänge. Ein typischer Incentive-Charakter findet sich bereits bei Weihnachtsfeiern und Betriebsausflügen, insbesondere jedoch bei Motivationsveranstaltungen und Teambildungsmaßnahmen, bevorzugt auch als Instrument zur Belohnung von Distributionsmitarbeitern.

Incentive-Reise

Im Zeitgeist wohl populäre, im gesellschaftlichen Diskurs jedoch auch umstrittene Form des Incentives. Exklusive Arrangements an attraktiven Orten (z. B. Segeltörn, Dubai, Städtereise), Clubaufenthalte oder Outdoor-Aktivitäten vermitteln einzigartige Erlebniswelten mit starker und nachhaltiger emotionaler Wirkung. Eine Incentive-Reise kann ein Incentive-Event sein.


Reiserecht und Incentive-Reisen

Für Agenturen, die sich auf Incentive-Reisen spezialisiert haben, gelten die Bestimmungen des BGB für Pauschalreisen, die in erster Linie den Reisekunden schützen, sobald miteinander verbundene Reiseleistungen angeboten werden (mehrere Leistungen wie Reise, Transfer, Übernachtung und Verpflegung sind dabei als Gesamtpaket zu sehen). In diesem Fall haftet der Reiseveranstalter gegenüber dem Reisenden für alle Mängel in den Einzelmodulen. Der Reisende hat darüber hinaus einen gesetzlichen Anspruch auf einen Reisesicherungsschein, der beispielsweise einen Rückflug aus dem Reiseland bei Insolvenz des Reiseveranstalters garantiert. Der Veranstalter ist verpflichtet, eine entsprechende Versicherung abzuschließen.


Steuerliche Abgrenzung: Incentive-Reise und Geschäftsreise

Häufiges Ziel eines Unternehmens bei Auslobung einer Incentive-Reise ist die Umsatzsteigerung durch Motivation und Förderung der Loyalität von Mitarbeitern und ggf. die Stärkung des Teamgeistes. Als Belohnungsreise mit exklusiven freizeitorientierten Erlebnisinhalten für Mitarbeiter, Kunden oder Multiplikatoren, wie Politiker, Verbandsmitglieder oder Journalisten, muss die Incentive-Reise von der Geschäftsreise abgegrenzt werden. Reine Geschäftreisen können als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Das gilt auch für Firmenschulungen, allerdings dürfen dabei keinerlei freizeitorientierte Leistungen gewährt werden. Steuerrechtlich gelten freizeit- oder erholungsorientierte Schulungsteile wie Incentive-Reisen und sonstige Belohnungen als geldwerter Vorteil für die Mitarbeiter oder Geschäftskunden und müssen entsprechend als Einkommen versteuert werden (die Lohnsteuer greift).


Absetzbare Freibeträge

Als Steuerfreibeträge können für Betriebsveranstaltungen oder ähnliche Zuwendungen 110,00 € brutto im Jahr pro Mitarbeiter geltend gemacht werden (die sogenannte Weihnachtsfeier-Pauschale, Stand 2012). Zusätzlich gelten Freigrenzen für Werbegeschenke an Mitarbeiter im Wert von bis zu 44,00 € (netto) und an Geschäftsfreunde im Wert von bis zu 35,00 € (netto) pro Jahr und Person, die als Ausgaben abgesetzt werden können. Werden diese Grenzen überschritten, unterliegt das Geschenk im vollen Umfang der Besteuerung als geldwerter Vorteil.


Incentive-Versteuerung

Für Mitarbeiter werden Incentives wie ein steuer- und sozialversicherungsbeitragspflichtiges Entgelt behandelt. Seit 2008 kann der Wert dieser Leistungen pauschal mit 30 % Lohnsteuer zzgl. 5,5 % Solidaritätszuschlag (von der Lohnsteuer) versehen werden, die direkt vom Unternehmen an das Finanzamt abgeführt werden. So kommt es zu weniger Irritationen in der Lohnabrechnung, denn kein Mitarbeiter versteht, dass er weniger Nettolohn ausgezahlt bekommt, weil er an einem Betriebsausflug teilnimmt. Auch Incentives, die externen Geschäftskunden gewährt werden, können mit 30 % pauschal versteuert werden. Das bedeutet, dass eine Einladung zu einer Incentive-Reise an einen Geschäftspartner im Wert von 3.000,00 € zusätzlich 949,50 € Steuern und Solidaritätszuschlag kostet, ggf. auch noch zusätzlich Kirchensteuer (je nach Bundesland 8 % oder 9 % der Steuerschuld).

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