Unsere Leistungspalette für Unternehmen und Organisationen im Bereich Firmenevents, Kongresse, Versammlungen

Beratung während der Konzeptionsphase

Wir unterstützen Sie bei der Konzeption Ihrer Veranstaltung auf kreativer, technischer und organisatorischer Ebene.

Wenn Sie auf den Einsatz einer Agentur verzichten und die Konzeption Ihrer Veranstaltung selbst übernehmen möchten, sind Sie bei uns richtig aufgehoben. Wir unterstützen Sie in allen relevanten Bereichen und greifen dabei hauptsächlich auf unsere eigenen Mitarbeiter aus den Abteilungen Kreation und Fachplanung zurück. Unsere Mitarbeiter sind erfahrene Fachleute und werden in internen Schulungen ständig auf dem Laufenden gehalten. Dabei können sie auf das Know-how aus mehreren hundert durchgeführten Veranstaltungen zurückgreifen.

Wenn Ihnen keine oder wenig Ressourcen für Konzeption und Abwicklung Ihres Veranstaltungsprojektes zur Verfügung stehen, raten wir dazu, eine Agentur einzuschalten. Durch unsere über 25jährige Tätigkeit in diesem Fachgebiet haben wir eine gute Marktübersicht und können beurteilen, welche Agentur gut für Ihr Projekt geeignet ist. Neben Idee und Konzeption gehören auch Aufgaben wie zum Beispiel Teilnehmermanagement, Veranstaltungsmarketing und Pressearbeit zu den typischen Agenturaufgaben.

Die Erstberatung erbringen wir in der Regel kostenlos im Rahmen unserer Kundenbetreuung. Die Vergütung für weiterführende konzeptionelle Mitarbeit wird in individuellen Vereinbarungen festgelegt. Gerne möchten wir Ihren Bedarf in einem persönlichen Gespräch erörtern.

Visualisierung

Hochwertige Präsentationsunterlagen ermöglichen eine professionelle Darstellung Ihres Projektes - intern wie extern. Wir erstellen alle notwendigen Materialien für Sie.

Dazu gehören zum Beispiel Skizzen, Illustrationen, Zeichnungen, Renderings, Animationen, Websites und komplett produzierte Filme. Der Aufwand für die Erstellung von Präsentationsmaterial sollte natürlich immer im Verhältnis zum Volumen des Projektes stehen. Bei kleineren Projekten werden in der Regel Zeichnungen und Renderings erstellt. Größere Projekte erfordern teilweise auch umfangreichere Präsentationen. Die Gestaltung der Visualisierung geschieht in enger Abstimmung mit Ihnen und den beteiligten Designern.

Rufen Sie uns an oder senden Sie uns eine E-Mail an das PRG-Kreativteam, wenn Sie eine unverbindliche Beratung über Präsentationsmaterialien wünschen.

Visualisierungsbeispiele:

Projektmanagement

Das Projektmanagement-Team verantwortet die Budgeteinhaltung, Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung Ihrer Veranstaltung.

Weitere wichtige Aufgaben des Teams sind zum Beispiel Kalkulation, Kommunikation, Vertragsmanagement und Abrechnung. In der Regel werden die Aufgaben auf mehrere Personen verteilt - bei kleineren Projekten ist das nicht unbedingt notwendig.

Ganz gleich, ob Sie die Aufgaben selbst übernehmen möchten, oder das gesamte Team einkaufen wollen - wir stellen Ihnen fachlich geeignetes Personal für jede Position zur Verfügung. Unsere Mitarbeiter können dabei jederzeit auf unser Backoffice zugreifen und sich mit vorgefertigten Checklisten, Arbeitsablaufplänen etc. versorgen. Auch die temporäre Aufstockung des Teams mit Spezialisten für bestimmte Teilbereiche ist möglich und sorgt für zusätzliche Sicherheit.

Personal

Gut ausgebildetes Personal sichert den Erfolg Ihrer Veranstaltung. Wir stellen Ihnen das Team zusammen, das für Ihr Projekt erforderlich ist.

In Deutschland beschäftigen wir über 300 festangestellte Fachleute, über 50 Auszubildende und einen Pool von mehreren hundert Freiberuflern. International beschäftigt PRG weit über 2.000 Festangestellte. Mit diesem Team führen wir international Projekte jeder Art und Größenordnung durch.

Aufbauhelfer, Hostessen etc. buchen wir bei uns bekannten lokalen Dienstleistern dazu - das spart Reise-und Übernachtungskosten. Durch die breite Palette der von uns betreuten Projekte, verfügen wir über eigene Spezialisten für fast jeden Fachbereich. Alle wichtigen Positionen werden von festen oder uns eng verbundenen freien Mitarbeitern besetzt. Je nach Anforderung setzen wir dabei Meister, Ingenieure, Höhenretter, Verantwortliche für Veranstaltungstechnik, Pyrotechniker etc. ein, denn gerade in schwierigen Situationen zahlt es sich aus, mit qualifizierten Fachleuten zu arbeiten.

Locationauswahl

Wir unterstützen Sie bei der Auswahl einer geeigneten Location für Ihre Veranstaltung und berücksichtigen dabei von vorneherein auch technische und logistische Aspekte.

Zunächst stellt sich die Frage, in welcher Stadt Ihre Veranstaltung stattfinden soll. Ist diese grundsätzliche Frage beantwortet, kann man darüber nachdenken, welche Art Location zu Ihren Plänen passt: eine extravagante Eventlocation, ein historischer Prachtbau, eine Veranstaltungshalle ... die Auswahl ist groß. Auch das Fassungsvermögen ist von entscheidender Bedeutung: wird nur ein Veranstaltungsbereich benötigt oder brauchen Sie unterschiedliche Bereiche? Benötigen Sie Konferenzräume? Ferner spielen Erreichbarkeit, Verdunklungsmöglichkeiten, logistische Aspekte, Catering etc. eine Rolle. Auch die mit der Location verbundenen Kosten sind natürlich ein wichtiges Entscheidungskriterium.

Auf Grund unserer Erfahrungen mit hunderten von Locations im In- und Ausland können wir Ihnen meistens eine passende Location empfehlen. Die Auftragserteilung können Sie entweder direkt oder über uns vornehmen.

Raum- und Bühnengestaltung

Wir planen und gestalten Ihre Location und berücksichtigen dabei alle relevanten Faktoren.
In der Regel basiert das Design einer Veranstaltung auf dem Corporate Design des Auftraggebers. Aber auch gestalterisch völlig vom üblichen Design losgelöste Veranstaltungen sind keine Seltenheit.

Unsere Innenarchitekten und Bühnendesigner übernehmen nach einem Briefing durch den Auftraggeber die Gestaltung der Veranstaltungsräume und erarbeiten entsprechende Vorschläge. Dazu gehört neben der Raumaufteilung und der Dekoration auch die Bühnengestaltung und der Außenbereich. So stellen wir ein stimmiges Designkonzept von der Ankunft der Gäste bis zur Tischdekoration sicher. Unsere Designer stimmen sich dabei intern mit allen technischen Gewerken ab und berücksichtigen alle Anforderungen von behördlicher Seite. Lassen Sie sich überraschen.

Licht-, Video- & Sounddesign

Ein gelungenes Design unterstützt die Inhalte Ihres Events und verstärkt die emotionale Ansprache der Besucher.

Egal um welche Art von Veranstaltung es sich handelt - das Design für die technischen Gewerke ist ein wesentlicher Baustein Ihrer Veranstaltung. Wir unterstützen Sie mit einer maßgeschneiderten Lösung von unseren eigenen Fachleuten oder empfehlen Ihnen externe Designer.

Licht- und Videotechnik verschmelzen heute meist in einem Gesamtkonzept, das sehr eng mit der Set- oder Dekorationsgestaltung verzahnt ist. Eine direkte Abstimmung der Gewerke ist zwingend notwendig für eine reibungslose Umsetzung. Denn Licht und audiovisuelle Inhalte bestimmen bei vielen Projekten maßgeblich das Gesamtbild. Bei der Verwendung von Farben, Logos und anderen Inhalten spielt auch die Integration des Corporate Designs eine wichtige Rolle und wird vom ausgewählten Designer berücksichtigt.

Eine besondere Funktion hat das Sounddesign. Damit ist nicht nur das technische Konzept zu verstehen, in dem Positionierungen und Lautsprechertypen festgelegt werden, sondern durchaus auch inhaltliche Aspekte. Der Soundgestalter kann durch Toneinspielungen entscheidend zur Atmosphäre im Veranstaltungsbereich beitragen.

Erst aus dem Design entsteht die technische Anforderung, die Grundlage für unsere Kalkulation und Planung ist.

Mediale Inhalte

Einfache Videografik, aufwendige Filmproduktion oder Veranstaltungswebsite: Unsere Content-Spezialisten beraten Sie gerne.

Wir liefern Inhalte für Ihre Terminals, Screens, Videoprojektionsflächen oder LED-Wände. Unsere Grafiker erstellen zum Beispiel Charts und Präsentationen, die Mitarbeiter der Produktion produzieren Filme und Animationen, unsere Webdesigner gestalten und erstellen Websites, Apps und andere Web-Anwendungen. Unser Kreativdirektor übernimmt die gestalterische Verantwortung und koordiniert alle Mitarbeiter.

Gerne beraten wir Sie auch ganzheitlich in Bezug auf Hardware und Inhalte. Wir erörtern Ihre Kommunikationsziele und schlagen vor, welche Hardware und welche Inhalte Sie zur Erreichung Ihrer Ziele einsetzen könnten.

Pre-Programming

Zum Pre-Programming gehört die Festlegung von Lichtstimmungen, Videoeinspielern und vielen anderen Details, die im Rahmen einer Vorprogrammierung geregelt werden können. So kann vor Ort viel Zeit und Geld gespart werden.

Durch den Einsatz von modernen Lichtsteuerungen und Multimediaanwendungen bietet es sich an, viele Arbeitsschritte schon vor Produktionsbeginn zu erledigen. Die Veranstaltungslocation wird in diesem Zuge per 3D-Simulation so gut wie möglich nachempfunden und dann mit Dekoration, Licht- und Videoeffekten angereichert. Das hilft bei der Programmierung aber auch bei der Visualisierung für den Kunden.

Vor Ort kann so wichtige Zeit gewonnen und Hektik vermieden werden. Die Anmietdauer der Location kann in der Regel verkürzt werden, was den Kostenaufwand ebenfalls deutlich reduziert.

Software für Veranstaltungen

Es gibt eine Vielzahl von Softwarepaketen für die Veranstaltungsbranche. Dazu gehören zum Beispiel Ticketing-Systeme, Online-Umfragen, Abstimm-Systeme etc. Wir richten Ihnen diese Systeme ein und passen die Optik an Ihr Corporate Design an. Selbstverständlich können wir auch Websites für Ihre Veranstaltung entwickeln.

Zusätzlich verfügen wir über Software-Eigenentwicklungen, die der Qualität und Effizienz Ihrer Veranstaltung dienen:

PRG Presentation Management inkl. Digital Signage und Social Media Einbindung

Eine webbasierte Software für das Handling von Präsentationen, digitalen Beschilderungen und Social Media Beiträgen. Mit diesem Softwarepaket können wir den professionellen Ablauf von Meetings und Konferenzen mit vielen Rednern, Veranstaltungsräumen und Besuchern sicherstellen.

PRG Mobile Apps

Ebenfalls eine webbasierte Plattform, die die projektbezogene Verteilung von Informationen aller Art auf die Geräte Ihrer Besucher (BYOD) erlaubt. Auch Bewertungen und Abstimmungen sind möglich. Diese für Apple, Android und Blackberry verfügbare App ermöglicht die Informationsversorgung Ihrer Gäste, ohne Geräte ausgeben zu müssen.

Sprechen Sie uns an oder senden Sie eine E-Mail an das PRG-Software-Team. Wir beraten Sie gerne.

Catering

Häufig sind Locations an bestimmte Caterer gebunden - in allen anderen Fällen können wir Ihnen passende Caterer für Ihre Veranstaltung empfehlen.

Das Catering ist häufig ein sehr wichtiger Veranstaltungsbestandteil. Daher sollte von der Ausstattung über das Personal bis zum Foodkonzept alles exakt zu Ihren Vorstellungen passen. Budgets für Catering hängen stark von den gewählten Speisen und dem gewünschten Service ab und liegen in der Regel zwischen 30 Euro und 120 Euro pro Person und Tag.
Gastronomische Dienstleistungen bieten wir Ihnen auf Wunsch integriert in unser Gesamtangebot an oder stellen Ihnen den direkten Kontakt zum passenden Partner her.

Künstler und Moderatoren

Wir vermitteln Ihnen Künstler aus allen Genres oder stellen auf Wunsch den Kontakt zu den Ansprechpartnern direkt her. Durch unsere langjährigen Kontakte im In- und Ausland unterhalten wir gute Beziehungen zu vielen Künstlermanagements und Veranstaltern. Teilweise arbeiten wir mit Künstlern schon seit über 20 Jahren zusammen und kennen die Anforderungen, die es zu erfüllen gilt.

Gerne beraten wir Sie auch bei der Auswahl von Künstlern und Moderatoren.

Veranstaltungstechnik

Zur Veranstaltungstechnik zählen zum Beispiel Bühnenbau, Beleuchtung, Beschallung und Videotechnik. Ohne eine professionelle und angemessene technische Ausstattung ist die Durchführung einer hochwertigen Veranstaltung kaum noch denkbar.

Geladene Gäste oder auch zahlendes Publikum erwarten eine hohe Sprachverständlichkeit, einen ausgewogenen Klang und dem Anlass angemessene Beleuchtung. Bei größeren Veranstaltungen gehören auch die Bildübertragung und Videoeinspielungen zum Standard.

PRG ist einer der weltweit führenden technischen Ausstatter und verfügt über einen einzigartigen Materialpool. Mit über 40 Niederlassungen an den wichtigsten internationalen Veranstaltungsorten kann PRG in der Regel sehr wettbewerbsfähig kalkulieren und von Deutschland aus überall auf der Welt agieren. Sprechen Sie uns an - wir beraten Sie gerne.

Dekobau und Dekoration

Zu jedem Event gehört die passende Dekoration.

Vom sauber verlegten Teppich über Spezialmöbel und Dekorationsbau bis zum passenden Accessoire: Der Bereich Dekobau und Dekoration ist sehr umfangreich. Auf fast jeder Veranstaltung gibt es Arbeit für die Deko-Spezialisten.

Erfahrung und der Blick für die Details helfen unseren Kreativen, das Ambiente zu schaffen, das Sie sich vorstellen: Bühnenverkleidung, bedruckte Banner, eine sinnvolle Beschilderung, Ausstattungsgegenstände, Floristik, Tischdekoration - wir übernehmen die Gestaltung in Abstimmung mit Ihrem Corporate Design.

Dekorationsarbeiten übernimmt dabei unser hauseigenes Deko-Team, mediale Dekorationen, die hauptsächlich aus technischen Elementen bestehen, bauen wir ebenfalls mit eigenen Mitteln während wir konventionellen Dekorationsbau in der Regel mit Spezialfirmen durchführen.
Auf Wunsch liefern wir Ihnen auch Visualisierungen oder Modelle.

Mobiliar

Sie können am Markt eine Vielzahl von Anbietern für Mobiliar mit einer noch viel größeren Auswahl an unterschiedlichen Möbelstücken finden. Die Auswahl reicht von der Biertischgarnitur bis zum hochwertigen Möbelklassiker. Die Kunst ist jedoch, die geeigneten Stücke auszuwählen, die die gewünschte Atmosphäre Ihrer Veranstaltung schaffen. Unsere Gestalter erarbeiten Ihnen Vorschläge, die zu Ihrer Veranstaltung passen und stellen Ihnen Visualisierungen zur Verfügung.

IT und Kommunikation

Ein umfangreiches Fachgebiet:
In dieses Segment fallen Hard- und Software für Computersysteme und verschiedene Arten der Kommunikationstechnik. Ob Sie ein einzelnes Terminal benötigen oder ein komplexes Computernetzwerk, Funkgeräte oder aufwendiges Matrix-Intercom, Netzwerke für Audio-, Video- oder Datensignale - unsere IT-Fachkräfte übernehmen die Verantwortung. Dabei setzen wir Hard-und Software aller gängigen Hersteller ein.

Spezialeffekte

Sie möchten Laser, Feuerwerke, Wasservorhänge? kein Problem. Spezialeffekte liefern wir mit Hilfe von Partnern. Profitieren Sie von unserer Marktkenntnis

Ein passender Spezialeffekt kann Ihre Veranstaltung entscheidend aufwerten: es kann zum Beispiel die Lasershow zur Eröffnung, eine 3D-Projektion während der Show oder das Indoor- oder Outdoor-Feuerwerk zum Finale sein. Ständig tauchen neue Ideen für kleine und große Spezialeffekte auf, die wir Ihnen gerne vorstellen. Wenn Sie Interesse an einer regelmäßigen Information über neue Techniken oder Effekte haben, empfehlen wir, unseren entsprechenden Newsletter zu abonnieren.

Infrastruktur

Zur Infrastruktur zählen zum Beispiel Absperrungen, Wasserversorgung, Heizung, Klimatisierung, WC-Anlagen und Bodenabdeckungen.

Häufig sind es gerade die Nebenleistungen, die den Gesamteindruck einer Veranstaltung bestimmen. Ist es zu kalt oder zu warm? Sind genügend WCs vorhanden? Finden Ihre Gäste die Parkplätze? Lassen Sie sich von unseren Fachleuten beraten und vermeiden Sie so ärgerliche Kalkulations- und Planungsfehler.

Logistik

Transporte von Personal und Material, Zwischenlagerung, Reiseorganisation - die erforderliche Veranstaltungslogistik ist nicht zu unterschätzen.

In der Regel übernehmen die Gewerke die Transporte für Ihr Equipment und ihr Personal selbst. Je größer das Projekt und/oder die Distanz zum Veranstaltungsort ist, desto sinnvoller ist es jedoch, Transporte, Flüge, Hotels, Crewtransporte etc. zu bündeln und zentral zu planen und zu buchen. Auch die Be- und Entladung sowie die Lagerung von Materialien vor Ort sollte gewerkeübergreifend organisiert werden.
Bei größeren Projekten gehören zum Beispiel auch auch die Raumplanung für die Außenbereiche und die Zeitplanung des Lieferverkehrs zum Bereich Logistik.

Stromversorgung

Ob Festanschluss oder Generatoren - eine zuverlässige Stromversorgung einer Veranstaltung ist entscheidend. Wir versorgen Sie unterbrechungsfrei.

Von der 3 x 16A Schuko-Verteilung bis zum 3 x 2000 A Verteiler - unsere Abteilung für Stromversorgung übernimmt die Verantwortung für Planung und Umsetzung. Viele unsere Stromverteiler verfügen über Netzwerkanschlüsse zur Fernüberwachung von Spannung, Frequenz, Strom und weiteren Messdaten. So können wir sofort feststellen, wenn sich irgendwo ein Problem andeutet.
Sollten die vorhandenen Feststromanschlüsse nicht ausreichend sein oder wenn Sie ein redundantes, netzunabhängiges System einsetzen möchten, kommen mobile Stromerzeuger zum Einsatz. Die erforderliche Infrastruktur liefern wir aus eigenen Beständen - Generatoren werden in der Regel bei renommierten lokalen Anbietern zugemietet.

Arbeitsgeräte

Personenlifte, Arbeitsbühnen, Gabelstapler - nur einige der Arbeitsgeräte, die wir für eine effiziente Abwicklung Ihres Projektes anbieten.

Mit Ausnahme der Personenlifte mieten wir alle Arbeitsgeräte bei lokalen Anbietern an. In der Regel ist die Abwicklung über uns jedoch trotzdem sinnvoll, weil wir genau wissen, was wir benötigen und schneller auf Veränderungen reagieren können, wenn wir die Anbieter selbst beauftragen. Häufig können wir Ihnen auch bessere Preise anbieten, weil wir Rahmenverträge mit einigen Lieferanten vereinbart haben.
Auf Wunsch vermitteln wir Ihnen auch gerne den Kontakt zu empfehlenswerten Anbietern.

Sicherheit, Gesundheitsschutz und Bewachung

Personal für Sicherheit, Gesundheitsschutz und Bewachung ist bei vielen Veranstaltungen unverzichtbar.

In der Planungsphase einer Veranstaltung erfolgt eine Gefährdungsbeurteilung sowie die Überprüfung, ob der Veranstaltungsort für die einzubringenden Lasten geeignet ist.
Sicherheitsfachkräfte stellen sicher, dass Aufbau, Durchführung und Abbau in jeder Hinsicht ordnungsgemäß verlaufen. Dazu können bei Bedarf auch Kräfte der Feuerwehr, Sanitäter und Polizei gehören.
Bewachung ist erforderlich, um Besucher vor Gefahren zu schützen und den geregelten Zugang zu abgesperrten Bereichen sicherzustellen. Auch Einlasskontrollen, Besucherführung, Crowdmanagement und Ordnungsdienste gehören zum Aufgabenbereich von Securitykräften.

Genehmigungen und Statiken

Unsere zertifizierten Fachleute kümmern sich um behördliche Genehmigungen und erstellen notwendige Prüfunterlagen. Versammlungsstättenverordnung, Unfallverhütungsvorschriften, Arbeitszeitgesetz ... nur einige der Gesetze und Regeln, die zwingend zu beachten sind, wenn man eine Veranstaltung durchführen möchte. Je nach Art der Veranstaltung sind schnell fünf oder mehr Behörden einzubinden: Bauamt, Luftaufsicht, Polizei, Feuerwehr, Gewerbeaufsicht etc. Ferner ist zu bedenken, ob Statiken, Prüfbücher oder spezielle Genehmigungen z.B, für den Einsatz von Feuerwerken, Lasern etc. vorgeschrieben sind. Auch die Gema, die Künstlersozialkasse und das Finanzamt (Ausländersteuer, Umsatzsteuer etc.) fordern Ihren Anteil. Die Vielfalt der Gesetze und Regeln ist so groß, dass nur erfahrene Fachleute in der Lage sind, alle notwendigen Maßnahmen zu berücksichtigen. Wer sich nicht absolut sicher ist, wer welche Verantwortung bei einer Veranstaltung trägt und tragen darf, sollte sich unbedingt fachkundig beraten lassen. Sprechen Sie mit unseren Spezialisten. Wir beraten Sie gerne.

Versicherung

Nutzen Sie unsere Kontakte und unser Prämienaufkommen: Wir beraten Sie gerne bei der Auswahl einer Versicherung.

Prinzipiell können Sie sich gegen die meisten Risiken versichern. Welche Versicherungen vorhanden sein sollten und welche nur in Ausnahmefällen sinnvoll sind, ist von verschiedenen Faktoren abhängig. Wir raten daher zu einer genauen Risiko-/Nutzenanalyse. Eine Haftpflichtversicherung sollte zum Beispiel auf jeden Fall abgeschlossen werden. Auf eine Break-Even-Versicherung (Versicherung, die die Differenz zwischen Einnahmen und Kosten einer Veranstaltung versichert) kann man dagegen schon eher verzichten.

Wir stellen gerne Kontakt zu einem Versicherer mit angemessenen Konditionen her oder organisieren die Versicherungen für Sie. Ganz, wie Sie es wünschen.

Videoproduktion und Verbreitung

Unsere Produktionsprofis erörtern mit Ihnen den besten Weg der Aufzeichnung und Verbreitung Ihres Projektes.

Wenn Sie einen Zusammenschnitt Ihrer Veranstaltung wünschen oder zum Beispiel eine Live-Übertragung per Internet-Livestream oder Satellit, kommen unsere Produktionsfachleute zum Einsatz. Selbstverständlich können wir Ihre Filme auch bei Youtube, Vimeo oder auf anderen Portalen zur Verfügung stellen. Auch die Erstellung von Image- und Lehrfilmen gehört zu unserem Repertoire.