Unsere Leistungspalette für Endkunden und Organisationen im Bereich Hauptversammlungen

Beratung für die Organisation einer Hauptversammlung

Eine Hauptversammlung erfordert eine juristisch nicht angreifbare Organisation.

Das Betrifft nicht nur die Inhalte, sondern auch die Ausführung. Wichtige Themen sind zum Beispiel die Planung des Präsenzbereichs, die korrekte Erfassung der stimmberechtigten Aktionäre sowie die Verständlichkeit der Redner. Wir beschäftigen Spezialisten, die über viel Erfahrung im Umgang mit diesen Themen verfügen und Sie konzeptionell beraten können.

Die Erstberatung erbringen wir in der Regel kostenlos im Rahmen unserer Kundenbetreuung. Die Vergütung für weiterführende konzeptionelle Mitarbeit wird in individuellen Vereinbarungen festgelegt. In Abhängigkeit vom Umfang Ihrer Hauptversammlung kann es auch erforderlich sein, ein Team aus mehreren Spezialisten zusammenzustellen. Gerne möchten wir Ihren Bedarf in einem persönlichen Gespräch erörtern.

Rufen Sie uns an oder senden Sie uns eine E-Mail an das PRG-HV-Team, wenn Sie unverbindlich mit uns sprechen möchten.

Visualisierung

Hochwertige Präsentationsunterlagen ermöglichen eine professionelle Darstellung Ihres Projektes - intern wie extern. Wir erstellen alle notwendigen Materialien für Sie.

Dazu gehören zum Beispiel Skizzen, Illustrationen, Zeichnungen, Renderings, Animationen, Websites und komplett produzierte Filme. Der Aufwand für die Erstellung von Präsentationsmaterial sollte natürlich immer im Verhältnis zum Volumen des Projektes stehen. Bei kleineren Projekten werden in der Regel Zeichnungen und Renderings erstellt. Größere Projekte erfordern teilweise auch umfangreichere Präsentationen. Die Gestaltung der Visualisierung geschieht in enger Abstimmung mit Ihnen und den beteiligten Designern.

Rufen Sie uns an oder senden Sie uns eine E-Mail an das PRG-Kreativteam, wenn Sie eine unverbindliche Beratung über Präsentationsmaterialien wünschen.

Visualisierungsbeispiele:

Projektmanagement

Das Projektmanagement-Team verantwortet die Budgeteinhaltung, Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung Ihrer Veranstaltung.

Weitere wichtige Aufgaben des Teams sind zum Beispiel Kalkulation, Kommunikation, Vertragsmanagement und Abrechnung. In der Regel werden die Aufgaben auf mehrere Personen verteilt - bei kleineren Projekten ist das nicht unbedingt notwendig.

Ganz gleich, ob Sie die Aufgaben selbst übernehmen möchten, oder das gesamte Team einkaufen wollen - wir stellen Ihnen fachlich geeignetes Personal für jede Position zur Verfügung. Unsere Mitarbeiter können dabei jederzeit auf unser Backoffice zugreifen und sich mit vorgefertigten Checklisten, Arbeitsablaufplänen etc. versorgen. Auch die temporäre Aufstockung des Teams mit Spezialisten für bestimmte Teilbereiche ist möglich und sorgt für zusätzliche Sicherheit.

Personal

Gut ausgebildetes Personal sichert den Erfolg Ihrer Veranstaltung. Wir stellen Ihnen das Team zusammen, das für Ihr Projekt erforderlich ist.

In Deutschland beschäftigen wir über 300 festangestellte Fachleute, über 50 Auszubildende und einen Pool von mehreren hundert Freiberuflern. International beschäftigt PRG weit über 2.000 Festangestellte. Mit diesem Team führen wir international Projekte jeder Art und Größenordnung durch.

Aufbauhelfer, Hostessen etc. buchen wir bei uns bekannten lokalen Dienstleistern dazu - das spart Reise-und Übernachtungskosten. Durch die breite Palette der von uns betreuten Projekte, verfügen wir über eigene Spezialisten für fast jeden Fachbereich. Alle wichtigen Positionen werden von festen oder uns eng verbundenen freien Mitarbeitern besetzt. Je nach Anforderung setzen wir dabei Meister, Ingenieure, Höhenretter, Verantwortliche für Veranstaltungstechnik, Pyrotechniker etc. ein, denn gerade in schwierigen Situationen zahlt es sich aus, mit qualifizierten Fachleuten zu arbeiten.

Locationauswahl für Hauptversammlungen

Wir unterstützen Sie bei der Auswahl einer geeigneten Location für Ihre Hauptversammlung.

Räume für Hauptversammlungen müssen über kontrollierbare Ein- und Ausgänge verfügen, um die Präsenz einwandfrei feststellen zu können. Ratsam ist es auch einen Veranstaltungsraum mit Foyer zu wählen, um den Gästen dort den Aufenthalt vor der Versammlung und während eventueller Pausen zu ermöglichen. Bei Bedarf kann dort auch die Verpflegung der Gäste erfolgen.

In unmittelbarer Bühnennähe sollten Räume für Backoffice-Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Ferner sollte eine einwandfreie Beschallung des Präsenzbereiches und eine gut sichtbare Darstellung von medialen Inhalten möglich sein. In der Regel wird man den Bühnenbereich beleuchten und einen Bühnenhintergrund im Corporate Design installieren.

Auch die Erreichbarkeit, das Ambiente, logistische Voraussetzungen und Kosten spielen eine Rolle bei der Auswahl einer geeigneten Location.

Raum- und Bühnengestaltung

Wir planen und gestalten Ihre Location und berücksichtigen dabei alle relevanten Faktoren.
In der Regel basiert das Design einer Veranstaltung auf dem Corporate Design des Auftraggebers. Aber auch gestalterisch völlig vom üblichen Design losgelöste Veranstaltungen sind keine Seltenheit.

Unsere Innenarchitekten und Bühnendesigner übernehmen nach einem Briefing durch den Auftraggeber die Gestaltung der Veranstaltungsräume und erarbeiten entsprechende Vorschläge. Dazu gehört neben der Raumaufteilung und der Dekoration auch die Bühnengestaltung und der Außenbereich. So stellen wir ein stimmiges Designkonzept von der Ankunft der Gäste bis zur Tischdekoration sicher. Unsere Designer stimmen sich dabei intern mit allen technischen Gewerken ab und berücksichtigen alle Anforderungen von behördlicher Seite. Lassen Sie sich überraschen.

Licht-, Video- & Beschallungsplanung

Wir erstellen technische und logistische Planungen für die gesamte benötigte Veranstaltungstechnik.

Eine rechtzeitige Planung trägt wesentlich zu einem gelungenen Event bei. Wir begleiten Sie vom ersten Konzept über die Kostenkalkulation bis zur umgesetzten Veranstaltung.

Unsere erfahrenen Mitarbeiter planen die notwendige Technik sowie die zeitlichen und logistischen Abläufe in Abstimmung mit Ihren Projektbeteiligten. Notwendige Informationen werden in entsprechenden Zeichnungen, Plänen , Packlisten, Ablaufdiagrammen etc. festgehalten, damit jeder Beteiligte nachvollziehen kann, was, wann, wo und wie passiert, sowie wer und wie beteiligt und verantwortlich ist.

Mediale Inhalte

Einfache Videografik, aufwendige Filmproduktion oder Veranstaltungswebsite: Unsere Content-Spezialisten beraten Sie gerne.

Wir liefern Inhalte für Ihre Terminals, Screens, Videoprojektionsflächen oder LED-Wände. Unsere Grafiker erstellen zum Beispiel Charts und Präsentationen, die Mitarbeiter der Produktion produzieren Filme und Animationen, unsere Webdesigner gestalten und erstellen Websites, Apps und andere Web-Anwendungen. Unser Kreativdirektor übernimmt die gestalterische Verantwortung und koordiniert alle Mitarbeiter.

Gerne beraten wir Sie auch ganzheitlich in Bezug auf Hardware und Inhalte. Wir erörtern Ihre Kommunikationsziele und schlagen vor, welche Hardware und welche Inhalte Sie zur Erreichung Ihrer Ziele einsetzen könnten.

Locations für Proben

Wenn Sie Abläufe proben wollen oder einfach Risiken vermeiden möchten, aber am Veranstaltungsort nicht genügend Zeit haben, bieten sich Proben bzw. Probeaufbauten an. Bei Tourneeproduktionen gehört das Proben ebenso zum Standard, wie bei Projekten, die unter großem Zeitdruck stehen.
Wir können Ihnen entweder geeignete Locations empfehlen oder eines unserer Studios in Hamburg, Köln oder Berlin anbieten. Auch im Ausland betreibt PRG eigene Studioflächen.
Gerne ermitteln wir mit Ihnen, welche Art von Probelocation Sie benötigen und schlagen Ihnen mehrere Alternativen vor.

Dekobau und Dekoration

Zu jedem Event gehört die passende Dekoration.

Vom sauber verlegten Teppich über Spezialmöbel und Dekorationsbau bis zum passenden Accessoire: Der Bereich Dekobau und Dekoration ist sehr umfangreich. Auf fast jeder Veranstaltung gibt es Arbeit für die Deko-Spezialisten.

Erfahrung und der Blick für die Details helfen unseren Kreativen, das Ambiente zu schaffen, das Sie sich vorstellen: Bühnenverkleidung, bedruckte Banner, eine sinnvolle Beschilderung, Ausstattungsgegenstände, Floristik, Tischdekoration - wir übernehmen die Gestaltung in Abstimmung mit Ihrem Corporate Design.

Dekorationsarbeiten übernimmt dabei unser hauseigenes Deko-Team, mediale Dekorationen, die hauptsächlich aus technischen Elementen bestehen, bauen wir ebenfalls mit eigenen Mitteln während wir konventionellen Dekorationsbau in der Regel mit Spezialfirmen durchführen.
Auf Wunsch liefern wir Ihnen auch Visualisierungen oder Modelle.

Catering

Häufig sind Locations an bestimmte Caterer gebunden - in allen anderen Fällen können wir Ihnen passende Caterer für Ihre Veranstaltung empfehlen.

Das Catering ist häufig ein sehr wichtiger Veranstaltungsbestandteil. Daher sollte von der Ausstattung über das Personal bis zum Foodkonzept alles exakt zu Ihren Vorstellungen passen. Budgets für Catering hängen stark von den gewählten Speisen und dem gewünschten Service ab und liegen in der Regel zwischen 30 Euro und 120 Euro pro Person und Tag.
Gastronomische Dienstleistungen bieten wir Ihnen auf Wunsch integriert in unser Gesamtangebot an oder stellen Ihnen den direkten Kontakt zum passenden Partner her.

Mobiliar

Sie können am Markt eine Vielzahl von Anbietern für Mobiliar mit einer noch viel größeren Auswahl an unterschiedlichen Möbelstücken finden. Die Auswahl reicht von der Biertischgarnitur bis zum hochwertigen Möbelklassiker. Die Kunst ist jedoch, die geeigneten Stücke auszuwählen, die die gewünschte Atmosphäre Ihrer Veranstaltung schaffen. Unsere Gestalter erarbeiten Ihnen Vorschläge, die zu Ihrer Veranstaltung passen und stellen Ihnen Visualisierungen zur Verfügung.

Veranstaltungstechnik

Zur Veranstaltungstechnik zählen zum Beispiel Bühnenbau, Beleuchtung, Beschallung und Videotechnik. Ohne eine professionelle und angemessene technische Ausstattung ist die Durchführung einer hochwertigen Veranstaltung kaum noch denkbar.

Geladene Gäste oder auch zahlendes Publikum erwarten eine hohe Sprachverständlichkeit, einen ausgewogenen Klang und dem Anlass angemessene Beleuchtung. Bei größeren Veranstaltungen gehören auch die Bildübertragung und Videoeinspielungen zum Standard.

PRG ist einer der weltweit führenden technischen Ausstatter und verfügt über einen einzigartigen Materialpool. Mit über 40 Niederlassungen an den wichtigsten internationalen Veranstaltungsorten kann PRG in der Regel sehr wettbewerbsfähig kalkulieren und von Deutschland aus überall auf der Welt agieren. Sprechen Sie uns an - wir beraten Sie gerne.

Kamerasysteme und Ü-Wagen

Von Kameras über Kamerakräne bis zu voll ausgestatteten Ü-Wagen - vom EB-Team für die mobile Berichterstattung bis zur kompletten Ü-Wagen-Mannschaft. Wir stellen Ihnen das Personal und die Technik zur Verfügung, die für Ihre Veranstaltung benötigt wird, um Bilder aufzuzeichnen, zu bearbeiten, zu übertragen und auszugeben.
Abhängig vom Bedarf arbeiten wir dabei mit mobilen Systemen oder fertig ausgestatteten Übertragungswagen. In Zusammenarbeit mit Partnern kümmern wir uns um Satelliten-Uplinks und andere Techniken aus dem Broadcast-Bereich. Gerne erarbeiten wir auch einen Vorschlag für Ihr Projekt.

LED Videowände

Von 3 mm Indoor bis 40 mm Outdoor, black face oder halbtransparent - wir verfügen über die aktuelle LED-Technik und wissen, wie man damit umgeht.
Jedes LED System hat dabei seine Berechtigung - die Auswahl ist von Faktoren wie Betrachtungsabstand, Inhalten, Auflösung, Kontrast und Helligkeit abhängig. Die richtige Auswahl garantiert nicht nur das gewünschte Ergebnis, sondern verhindert auch unnötige Kosten. So ist es zum Beispiel nicht sinnvoll, ein hochauflösendes System bei einem Open-Air Festival zu verwenden.

Sprechen Sie mit unseren Videospezialisten, wenn Sie eine fundierte Beratung zur Auswahl des Systems für Ihre Veranstaltung benötigen.

IT und Kommunikation

Bei Hauptversammlungen bestehen besondere Anforderungen für unsere IT-Experten:

Häufig werden Kommunikationseinrichtungen zwischen Vorstandsmitgliedern und Backoffice benötigt, die eine möglichst diskrete Kommunikation ermöglichen. Auch temporäre installierte Computernetzwerke kommen zum Einsatz. Ausfallsicherheit ist dabei das höchste Gebot. Unsere IT- und Kommunikationsfachkräfte übernehmen die Verantwortung.

Infrastruktur

Zur Infrastruktur zählen zum Beispiel Absperrungen, Wasserversorgung, Heizung, Klimatisierung, WC-Anlagen und Bodenabdeckungen.

Häufig sind es gerade die Nebenleistungen, die den Gesamteindruck einer Veranstaltung bestimmen. Ist es zu kalt oder zu warm? Sind genügend WCs vorhanden? Finden Ihre Gäste die Parkplätze? Lassen Sie sich von unseren Fachleuten beraten und vermeiden Sie so ärgerliche Kalkulations- und Planungsfehler.

Logistik

Transporte von Personal und Material, Zwischenlagerung, Reiseorganisation - die erforderliche Veranstaltungslogistik ist nicht zu unterschätzen.

In der Regel übernehmen die Gewerke die Transporte für Ihr Equipment und ihr Personal selbst. Je größer das Projekt und/oder die Distanz zum Veranstaltungsort ist, desto sinnvoller ist es jedoch, Transporte, Flüge, Hotels, Crewtransporte etc. zu bündeln und zentral zu planen und zu buchen. Auch die Be- und Entladung sowie die Lagerung von Materialien vor Ort sollte gewerkeübergreifend organisiert werden.
Bei größeren Projekten gehören zum Beispiel auch auch die Raumplanung für die Außenbereiche und die Zeitplanung des Lieferverkehrs zum Bereich Logistik.

Stromversorgung

Ob Festanschluss oder Generatoren - eine zuverlässige Stromversorgung einer Veranstaltung ist entscheidend. Wir versorgen Sie unterbrechungsfrei.

Von der 3 x 16A Schuko-Verteilung bis zum 3 x 2000 A Verteiler - unsere Abteilung für Stromversorgung übernimmt die Verantwortung für Planung und Umsetzung. Viele unsere Stromverteiler verfügen über Netzwerkanschlüsse zur Fernüberwachung von Spannung, Frequenz, Strom und weiteren Messdaten. So können wir sofort feststellen, wenn sich irgendwo ein Problem andeutet.
Sollten die vorhandenen Feststromanschlüsse nicht ausreichend sein oder wenn Sie ein redundantes, netzunabhängiges System einsetzen möchten, kommen mobile Stromerzeuger zum Einsatz. Die erforderliche Infrastruktur liefern wir aus eigenen Beständen - Generatoren werden in der Regel bei renommierten lokalen Anbietern zugemietet.

Arbeitsgeräte

Personenlifte, Arbeitsbühnen, Gabelstapler - nur einige der Arbeitsgeräte, die wir für eine effiziente Abwicklung Ihres Projektes anbieten.

Mit Ausnahme der Personenlifte mieten wir alle Arbeitsgeräte bei lokalen Anbietern an. In der Regel ist die Abwicklung über uns jedoch trotzdem sinnvoll, weil wir genau wissen, was wir benötigen und schneller auf Veränderungen reagieren können, wenn wir die Anbieter selbst beauftragen. Häufig können wir Ihnen auch bessere Preise anbieten, weil wir Rahmenverträge mit einigen Lieferanten vereinbart haben.
Auf Wunsch vermitteln wir Ihnen auch gerne den Kontakt zu empfehlenswerten Anbietern.

Sicherheit, Gesundheitsschutz und Bewachung

Personal für Sicherheit, Gesundheitsschutz und Bewachung ist bei vielen Veranstaltungen unverzichtbar.

In der Planungsphase einer Veranstaltung erfolgt eine Gefährdungsbeurteilung sowie die Überprüfung, ob der Veranstaltungsort für die einzubringenden Lasten geeignet ist.
Sicherheitsfachkräfte stellen sicher, dass Aufbau, Durchführung und Abbau in jeder Hinsicht ordnungsgemäß verlaufen. Dazu können bei Bedarf auch Kräfte der Feuerwehr, Sanitäter und Polizei gehören.
Bewachung ist erforderlich, um Besucher vor Gefahren zu schützen und den geregelten Zugang zu abgesperrten Bereichen sicherzustellen. Auch Einlasskontrollen, Besucherführung, Crowdmanagement und Ordnungsdienste gehören zum Aufgabenbereich von Securitykräften.

Genehmigungen und Statiken

Unsere zertifizierten Fachleute kümmern sich um behördliche Genehmigungen und erstellen notwendige Prüfunterlagen. Versammlungsstättenverordnung, Unfallverhütungsvorschriften, Arbeitszeitgesetz ... nur einige der Gesetze und Regeln, die zwingend zu beachten sind, wenn man eine Veranstaltung durchführen möchte. Je nach Art der Veranstaltung sind schnell fünf oder mehr Behörden einzubinden: Bauamt, Luftaufsicht, Polizei, Feuerwehr, Gewerbeaufsicht etc. Ferner ist zu bedenken, ob Statiken, Prüfbücher oder spezielle Genehmigungen z.B, für den Einsatz von Feuerwerken, Lasern etc. vorgeschrieben sind. Auch die Gema, die Künstlersozialkasse und das Finanzamt (Ausländersteuer, Umsatzsteuer etc.) fordern Ihren Anteil. Die Vielfalt der Gesetze und Regeln ist so groß, dass nur erfahrene Fachleute in der Lage sind, alle notwendigen Maßnahmen zu berücksichtigen. Wer sich nicht absolut sicher ist, wer welche Verantwortung bei einer Veranstaltung trägt und tragen darf, sollte sich unbedingt fachkundig beraten lassen. Sprechen Sie mit unseren Spezialisten. Wir beraten Sie gerne.

Versicherung

Nutzen Sie unsere Kontakte und unser Prämienaufkommen: Wir beraten Sie gerne bei der Auswahl einer Versicherung.

Prinzipiell können Sie sich gegen die meisten Risiken versichern. Welche Versicherungen vorhanden sein sollten und welche nur in Ausnahmefällen sinnvoll sind, ist von verschiedenen Faktoren abhängig. Wir raten daher zu einer genauen Risiko-/Nutzenanalyse. Eine Haftpflichtversicherung sollte zum Beispiel auf jeden Fall abgeschlossen werden. Auf eine Break-Even-Versicherung (Versicherung, die die Differenz zwischen Einnahmen und Kosten einer Veranstaltung versichert) kann man dagegen schon eher verzichten.

Wir stellen gerne Kontakt zu einem Versicherer mit angemessenen Konditionen her oder organisieren die Versicherungen für Sie. Ganz, wie Sie es wünschen.